Bedrijfsvoering

In deze paragraaf informeren wij u over de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.

Informatie, processen en systemen vormen de ruggengraat voor de kwaliteit van dienstverlening van onze organisatie. Door nieuwe wetgeving of andere ontwikkelingen ontstaat er een toename aan (verplichte)processen en dus ook aan informatie en systemen. Denk bijvoorbeeld aan de Omgevingswet, Modernisering Archiefwet,  Wet open overheid (Woo), een continue veranderend speelveld in het Sociaal Domein, maar ook aan veranderingen door het interne ontwikkelprogramma TBO. We ontwikkelen komend jaar bestaande processen door met de introductie van nieuwe informatiesystemen. We spelen in op de ontwikkelingen in de IT wereld en zetten slimme trends zoals Artificial Intelligence in om onze inwoners en collega's beter te ondersteunen.

We zien een  toenemende vraag naar informatie, zowel van binnen als buiten onze gemeente. Informatie moet actueel, transparant, juist, beveiligd en vindbaar zijn. In 2024 gaan we door met de ontwikkeling van informatiearchitectuur. Dit zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek, op de juiste manier wordt opgeslagen en geeft inzicht in het applicatielandschap. Hierdoor zijn wij ook in staat kwalitatief betere advisering en ondersteuning te bieden in projecten. 
Door de snelheid van veranderingen en de steeds toenemende vraag op onze dienstverlening, gaan we het gebruik van de projectportfolio verder professionaliseren. Zo zijn we beter voorbereid op de vragen vanuit de organisatie en houden we grip op onze werkvoorraad. Dit doen we in samenwerking met onze BOCE-collega’s.  In 2024 gaan we tevens grote stappen zetten op het gebied van zaakgericht werken. De voorbereidingen hierop zijn in volle gang zodat de hele organisatie wordt meegenomen.  
Kortom,  2024 wordt een interessant jaar op het gebied van de informatievoorziening, waarbij snelle hightech ontwikkelingen en langlopende implementaties van wetten gezamenlijk voor een volle agenda gaan zorgen.

Informatieveiligheid is één van de belangrijke thema’s van deze tijd. De aanhoudende digitalisering maakt de overheid efficiënt, maar ook kwetsbaar voor aanvallen van buitenaf. De grote hoeveelheid data, die wij beheren, maakt ons met toenemende mate aantrekkelijk voor kwaadwillenden. Jaarlijks wordt de BIO (Baseline Informatieveiligheid Overheid) implementatie getoetst. Het continu veranderende informatielandschap vraagt op basis van de BIO steeds nieuwe maatregelen. 

Bewustwording rondom informatieveiligheid maakt meer en meer onderdeel uit van de organisatie. Voor 2024 is richting bepaald op het gebied van informatieveiligheid, onderdeel van deze richting is onder meer een cybersecurity veiligheidstest, phishingtest en een nieuw bewustwordingsprogramma voor medewerkers. Deze geven inzicht in de stand van zaken:

• Hoe goed is onze informatie beschermd?
• Welke veiligheidsaspecten zien we over het hoofd?
• Overzien we alle gevolgen van de risico's die we nu wel/niet bewust aanvaarden?
• Hoe bewust zijn onze medewerkers van hun eigen rol rondom informatieveiligheid?

De ingezette middelen dragen bij aan zelfreflectie om zo nieuwe speerpunten te bepalen en te werken aan een constante levenscyclus waarbij informatieveiligheid van planning, naar uitvoering naar reflectie gaat.

Ook wordt in 2024 wederom verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad en externe toezichthouders over informatieveiligheid. Dit wordt gedaan door middel van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).  Met ENSIA wordt verantwoording afgelegd over informatieveiligheid van onder andere de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoorten en Nederlandse Identiteitskaarten (PNIK), Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWI), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en  DigiD. Jaarlijks vragen wij ons college een collegeverklaring vast te stellen over de geldende normenkaders voor DigiD en Suwinet. Deze collegeverklaring wordt ook gecontroleerd door een externe auditor en wij gebruiken deze ook om verticaal verantwoording af te leggen aan het Rijk. Daarnaast worden verschillende rapportages voor basisregistraties vastgesteld door ons college en gebruikt voor verantwoording richting het Rijk. Deze collegeverklaring en rapportages worden ook aan uw raad aangeboden, zodat u op de hoogte bent van de resultaten uit ENSIA.

Datagedreven werken is ingebed in het Programma Toekomstbestendige organisatie. Hierdoor wordt er direct en indirect gewerkt aan het het continueren van de professionaliseringsslag op het gebied van beleid, management en organisatie die in 2023 is ingezet.

Dit zal tot uiting komen in  een toekomstbestendige datawarehouse. Hierdoor wordt het mogelijk datamodellen en standaarden te organiseren. Hiervoor zal een onderzoek plaatsvinden die resulteert in een advies over de meest passende datawarehouseoplossing. Daarnaast zal er ook een evaluatie plaatsvinden op de bestaande BI & datatooling. 

Daarnaast zal ook de professionaliseren van het Cluster BI dat werd ingezet in 2023 een vervolg kennen in 2024.  Er zal vanuit het Programma TBO worden ingezet op de inbedding van datagedreven werken in de organisatie. Hierdoor zal ook een grote claim worden gelegd op de capaciteit van het cluster BI. Om te kunnen voldoen aan de verwachtingen uit de organisatie zal ook in 2024 worden bijgestuurd op inzetbaarheid. Tevens blijven we ons ontwikkelen op gebied van standaardisatie en uniformiteit van de werkwijze. Dit wordt continue bijgesteld naar de eisen uit de markt en de wensen vanuit onze interne en externe klanten.

Veiligheid en vertrouwen vormen de basis voor een succesvolle transformatie naar een digitale economie en samenleving. Het borgen van privacy en informatieveiligheid is een continu proces. Het gaat niet om het eenmalig treffen van een aantal privacy- en informatiebeveiligingsmaatregelen. Verwerkingen van gegevens, doelgroepen, technische mogelijkheden, privacy regels, informatiebeveiligingsmaatregelen en maatschappelijke opvattingen kunnen veranderen. De effectiviteit van de maatregelen moet daarom regelmatig worden beoordeeld en waar nodig aangepast. Wanneer een datalek of beveiligingsincident zich voordoet, wordt zo snel mogelijk gehandeld. Dit houdt een melding bij het privacy-team (bestaande uit Functionaris Gegevensbescherming, Privacy Officer en Chief Information Security Officer ) in, zodat deze meteen nader onderzoek in kan stellen. Het delen van voorgevallen datalekken en beveiligingsincidenten moet bijdragen aan extra scherpte en een lerend vermogen binnen onze organisatie. De datalekken en beveiligingsincidenten registreren wij in het incidentenregister.

Op grond van de verordening doelmatigheid en doeltreffendheid voeren wij jaarlijks minimaal één onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van een thema, het zogeheten 213a-onderzoek. In de verordening is opgenomen dat wij de gemeenteraad in de paragraaf Bedrijfsvoering in de Programmabegroting informeren over het onderwerp van het onderzoek. In 2024 zullen wij een onderzoek uitvoeren naar inwonerparticipatie. We willen een verkenning doen naar de effecten van de inzet van dit instrumentarium. 

De Eerste Kamer nam op 27 september 2022 de Wet versterking Decentrale Rekenkamers aan. De wet is op 1 januari 2023 van kracht gegaan. Voor de gemeente betekent dit dat over het verslagjaar 2023 (in 2024) voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording moet worden afgegeven door het college van burgemeester en wethouders.  Hiermee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat primair om de (gevolgen van) financiële beheershandelingen. De verantwoording wordt gedaan door middel van een verplicht toe te passen standaardmodel en moet gezien worden als de minimaal vereiste verantwoording. 

Door de invoering van deze rechtmatigheidsverantwoording zal het college zich (nog) meer bewust worden van haar verantwoordelijkheid m.b.v. het voeren van een goed financieel beheer, inclusief bijbehorende verordeningen. De accountant controleert nog wel de verantwoording van het college; de accountant kijkt dus of hetgeen het college meldt in de rechtmatigheidsverantwoording juist en volledig is. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven. 

De invoering van de Wet versterking Decentrale Rekenkamers, en daarmee de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft effect op de gemeentelijke verordeningen die gebaseerd zijn op artikel 212 en 213 van de Gemeentewet. Het gaat hierbij om de financiële verordening en de controleverordening van de gemeente Coevorden die aangepast moeten worden. Maar ook het daaraan gekoppelde controleprotocol en het normenkader (set regelgeving waaraan in het kader van de rechtmatigheid moet worden voldaan) zullen aangepast moeten worden. Tevens zal er een beleidskader rechtmatigheid opgesteld moeten worden, waarin de raad de belangrijkste regels samenvat die ze als verplicht kader oplegt aan het college voor het te voeren beleid rondom rechtmatigheid vanaf 2023 en verder. Onderdeel hiervan is ook het vastleggen van de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens waarmee het college bij de oplevering van de jaarlijkse rechtmatigheidsverantwoording rekening dient te houden. De raad zal een besluit moeten nemen over de hoogte van de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens.  De ambtelijke organisatie is momenteel de kaderstellende documenten aan het updaten c.q. opstellen met als doel de stukken in het najaar van 2023 door de raad te laten vaststellen. 

Het is de verwachting dat als gevolg van de wijziging van de verantwoording van de accountant naar het college een kwaliteitsimpuls uitgaat op de interne processen en beheersing. Het college dient immers te kunnen steunen op een adequaat functionerend systeem van interne beheersing en interne controle, om (primair) te waarborgen dat de gemeente bij alle (financiële) beheershandelingen en transacties de wet- en regelgeving naleeft. Dit systeem is tevens van belang bij het opstellen van een overzicht van afwijkingen van rechtmatigheid. Dit betekent dat de borging van de interne controle goed geregeld moet zijn, als basis voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording van het college. Er ligt een behoorlijke taak voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC), echter heeft de VIC (in nauwe samenwerking met onze accountant) het vertrouwen dat de werkzaamheden in het kader van de interne beheersing voldoende zekerheid geven aan het college. Dit neemt niet weg dat we het komende jaar (en de jaren daarna) continu gaan verbeteren om (nog) beter in control te zijn. 

De spanning op de arbeidsmarkt is inmiddels een structureel gegeven. Dat betekent dat het ook in 2024 de nodige inspanning vraagt om onze organisatie gezond en toekomstbestendig te houden. Onder andere op het gebied van werving & selectie hebben we mooie stappen gemaakt. Maar we moeten blijven werken aan onze aantrekkelijkheid als werkgever, de effectiviteit van ons werving- & selectieproces, goede onboarding voor nieuwe medewerkers en aan het fit, gemotiveerd en betrokken houden van al onze medewerkers. De projecten die vorm krijgen binnen TBO, dat inmiddels verder groeit onder de titel Samen slimmer werken mét en vóór Coevorden, zijn daar een belangrijk onderdeel van. 

Om de organisatie gezond en toekomstbestendig te houden is ook de juiste sturing en inrichting nodig. In 2023 is er gewerkt aan het in beeld brengen van de rol van de teamleider. De groei van de organisatie in de aflopen jaren, maar ook de verandering van kostengestuurd naar ambitiegericht en natuurlijk de grote veranderingen op de arbeidsmarkt en in de maatschappij, vragen van onze leidinggevenden een andere focus. Het welzijn van medewerkers vraagt meer tijd en aandacht. Die aandacht is er nu nog niet voldoende. En één van de oorzaken is de grootte van de teams. Door het behapbaar maken van de omvang en de inrichting van de teams enerzijds en het efficiënter en effectiever inrichten van data en processen anderzijds, krijgen teamleiders weer meer tijd voor hun medewerkers. De verwachting is dat dit niet alleen een positief effect gaat hebben op het welzijn van medewerkers, maar daarmee ook op de verlaging van het verzuim en het verloop. Op die manier hopen we de bijna vicieuze cirkel van verzuim en vertrek enerzijds en overbelasting en gevoelde werkdruk en frustratie anderzijds, te kunnen doorbreken. 

In 2024 worden verschillende keuzes die we in 2023 hebben gemaakt, ingevoerd en verder vormgegeven. Daarbij gaat het niet alleen om het aanpassen van de grootte van de teams en de invulling van de rol van leidinggevende, maar ook om bijvoorbeeld het actualiseren van ons inmiddels sterk verouderde functiewaarderingssysteem. Het streven is om in 2024/2025 over te gaan op een systeem dat beter past bij de huidige tijd en bij de huidige organisatie. In eerste instantie zal daarbij gekeken worden naar HR21, een systeem dat specifiek voor gemeenten is gebouwd en ook door veel gemeenten wordt gebruikt.

Om te meten of we, op het gebied van binden, boeien en welzijn van medewerkers het goede doen, is er eind 2023 een start gemaakt met continue monitoring. Het doel hiervan is gestructureerd en doorlopend meer inzicht krijgen hoe het gesteld is met het welzijn van onze medewerkers, wat hen bindt en boeit en hoe we het in dat opzicht doen als werkgever. Ook de inzet van continue monitoring draagt dus bij aan het verhogen van het welzijn van onze medewerkers en daarmee uiteindelijk ook aan onze kwaliteit van dienstverlening. Datzelfde geldt voor het werken met jaarlijkse teamplannen, waarin met ingang van 2024 ook een belangrijke focus ligt op de HR-analyse, en voor de invoering van portfoliomanagement om meer zicht en grip te krijgen op benodigde (programma)formatie enerzijds en beschikbare bezetting (kwantitatief en kwalitatief) anderzijds. Al deze instrumenten, die in 2024 meer vorm en inhoud moeten krijgen, dragen bij aan een gezonde, toekomstbestendige organisatie waarin we samen slimmer werken mét en vóór Coevorden.

Ten opzichte van de primitieve begroting 2023 neemt de vastgestelde formatie met 5,09 toe. Dit betreft de functie voor Wet Open Overheid, 1,5 fte BOA, 1,2 fte praktijkondersteuner huisarts, 0,5 fte functionaris gegevensbescherming wet politiegegevens en 2 x 0,5 fte preventiemedewerker. Voor deze fte's zijn in 2023 financiële middelen beschikbaar gesteld en hebben dus geen financieel effect. het totaal van de personeelsbegroting neemt ten opzichte van 2023 met circa € 2,5 miljoen toe. Deze wijziging wordt veroorzaakt door de cao ontwikkeling 2023 (€ 1,6 mln), actualisatie van premies sociale lasten, BHV- en consignatievergoeding. Ten tijde van het opmaken van deze programmabegroting zijn de cao onderhandelingen gestart . Bij de Kaderbrief 2024 hebben wij een verwachte loonontwikkeling van 5,2% gehanteerd. Dit betreft een bedrag van € 1.080.000. Dit bedrag hebben wij structureel op een stelpost geplaatst. Afhankelijk van de uitkomsten van de cao onderhandelingen zal dit bedrag worden toegevoegd aan de betreffende teams ter dekking van de verhoging van de loonsom.