Bedrijfsvoering

In deze paragraaf informeren wij u over de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.

Informatie, processen en systemen vormen de ruggengraat voor de kwaliteit van dienstverlening van onze organisatie. Door nieuwe wetgeving of andere ontwikkelingen ontstaat er een toename aan (verplichte)processen en dus ook aan informatie en systemen. Denk bijvoorbeeld aan de Omgevingswet, Modernisering Archiefwet, AvG, Wet open Overheid, Wet open overheid (Woo) en een continue veranderend speelveld in het Sociaal Domein. We ontwikkelen  komend jaar bestaande processen door met de introductie van nieuwe informatiesystemen. We gebruiken slimme trends om processen nog beter voor onze collega's te laten werken. We introduceren bijvoorbeeld enkele concepten uit common ground.

We zien een  toenemende vraag naar informatie, zowel van binnen als buiten onze gemeente. Informatie moet actueel, transparant en vindbaar zijn. Komend jaar willen we informatiearchitectuur op de agenda zetten. Dit zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek, op de juiste manier wordt opgeslagen.

Goed vindbare informatie ontsluit je niet alleen in systemen, maar het liefst op één plek. We gaan in 2023 een start maken om informatie vanuit verschillende bronnen op 1 plek vindbaar te maken. Het uiteindelijke doel? Onze collega's zoeken niet WAAR informatie staat, alleen WAT ze zoeken.

De continu veranderende vraag, zal onze agenda continu vragen te veranderen. Als I-cluster willen we nog efficiënter en transparanter werken. We creëren beter overzicht in ons werkportfolio om zo in overleg goed te kunnen inspelen op nieuwe (organisatie)ontwikkelingen. 

Informatieveiligheid is één van de belangrijke thema’s van deze tijd. De aanhoudende digitalisering maakt de overheid efficiënt, maar ook kwetsbaar voor aanvallen van buitenaf. De grote hoeveelheid data, die wij beheren, maakt ons met toenemende mate aantrekkelijk voor kwaadwillenden. In 2023 wordt de BIO (Baseline Informatieveiligheid Overheid) implementatie getoetst. Het continu veranderende informatielandschap vraagt op basis van de BIO steeds nieuwe maatregelen. 

Bewustwording rondom informatieveiligheid maakt meer en meer onderdeel uit van de organisatie. Voor 2023 is richting bepaald op het gebied van informatieveiligheid, onderdeel van deze richting is onder meer een cybersecurity veiligheidstest, phishingtest, en een mystery guest. Beide geven inzicht in de stand van zaken:

• Hoe veilig is onze informatie beschermd?
• Welke veiligheidsaspecten zien we over het hoofd?
• Overzien we alle gevolgen van de risico's die we nu wel/niet bewust aanvaarden?

De mystery guest of cybersecurity test dragen bij aan zelfreflectie om zo nieuwe speerpunten te bepalen en te werken aan een constante levenscyclus waarbij informatieveiligheid van planning, naar uitvoering naar reflectie gaat.

Ook wordt in 2023 wederom verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad en externe toezichthouders over informatieveiligheid. Dit wordt gedaan door middel van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).  Met ENSIA wordt verantwoording afgelegd over informatieveiligheid van onder andere de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoorten en Nederlandse Identiteitskaarten (PNIK), Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWI), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), DigiD en WOZ (Waardering Onroerende Zaken). Jaarlijks vragen wij ons college een collegeverklaring vast te stellen over de geldende normenkaders voor DigiD en Suwinet. Deze collegeverklaring wordt ook gecontroleerd door een externe auditor en wij gebruiken deze ook om verticaal verantwoording af te leggen aan het Rijk. Daarnaast worden verschillende rapportages voor basisregistraties vastgesteld door ons college en gebruikt voor verantwoording richting het Rijk. Deze collegeverklaring en rapportages worden ook aan uw raad aangeboden, zodat u op de hoogte bent van de resultaten uit ENSIA.

Datagedreven werken kent een nadrukkelijke plek in het Programma Toekomstbestendige organisatie. Hierdoor kunnen we in 2023 een professionaliseringsslag realiseren op zowel het gebied van beleid, management en organisatie. 

Een gedegen basis is nodig. Er zal onder andere worden ingezet op een toekomstbestendige datawarehouse. Hierdoor wordt het mogelijk datamodellen en standaarden te organiseren. Hiervoor zal een
aanbestedingstraject worden opgestart en afgerond in 2023.

Daarnaast zal ook de professionaliseren van het Cluster BI een vervolg kennen. Er zal vanuit het Programma TBO worden ingezet op de inbedding van datagedreven werken in de organisatie. Hierdoor zal ook een grote claim worden gelegd op de capaciteit van het cluster BI. Om te kunnen voldoen aan de verwachtingen uit de organisatie zal in 2023 worden bijgestuurd op inzetbaarheid maar ook op standaardisatie en uniformiteit van de werkwijze.

Naast een gedegen technische basis in de vorm van een toekomstbestendig datawarehouse zal er ook een beleidsmatige basis nodig zijn. In 2023 leveren we beleid op dat verankert is in de besturingsfilosofie en dat zorgt voor standaardisatie. Dit beleid zal organisatiebreed en duurzaam toegepast kunnen worden ter ondersteuning van sturing op beleid, plannen, processen en als instrument voor signalering en analyse van trends en ontwikkelingen gerelateerd aan maatschappelijke opgaven. 

Veiligheid en vertrouwen vormen de basis voor een succesvolle transformatie naar een digitale economie en samenleving. Het borgen van privacy is een continu proces. Het gaat niet om het eenmalig treffen van een aantal privacy maatregelen. Verwerkingen van gegevens, doelgroepen, technische mogelijkheden, privacy regels en maatschappelijke opvattingen kunnen veranderen. De effectiviteit van de maatregelen moet daarom regelmatig worden beoordeeld en waar nodig aangepast. Wanneer een datalek zich voordoet, wordt zo snel mogelijk gehandeld. Dit houdt een melding bij het AVG-team (bestaande uit Functionaris Gegevensbescherming, Privacy Officer en Chief Information Security Officer ) in, zodat deze meteen nader onderzoek in kan stellen. Het delen van voorgevallen datalekken moet bijdragen aan extra scherpte en een lerend vermogen binnen onze organisatie. De datalekken registreren wij in het incidentenregister.

Op grond van de verordening doelmatigheid en doeltreffendheid voeren wij jaarlijks minimaal één onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van een thema, het zogeheten 213a-onderzoek. In de verordening is opgenomen dat wij de gemeenteraad in de paragraaf Bedrijfsvoering in de Programmabegroting informeren over het onderwerp van het onderzoek.
In 2023 zullen wij een onderzoek uitvoeren naar het zaakgericht werken. We constateren in toenemende mate dat er aanzienlijke verschillen zijn tussen zaken. We willen verkennen of dat ook leidt tot een andere behoefte in de wijze waarop we zaakgericht werken.

Ons college is verplicht (conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks een Intern Controle Plan (ICP) opgesteld.

Aan de hand van het ICP worden de financieel kritische processen systematisch gecontroleerd. Middels steekproeven wordt de kwaliteit van de interne beheersing getoetst. De bevindingen worden opgenomen in een rapportage die wordt opgesteld voor ieder afzonderlijk proces. De aanbevelingen die aan de hand van de gedane bevindingen zijn geformuleerd worden besproken met de proceseigenaar (teamleider). Op deze manier wordt kort-cyclische bijsturing ingezet en vormen deze interne controles de basis voor de interim-controle (procesgericht) die door de accountant wordt uitgevoerd. Het optimaliseren van de interne controles betreft een dynamisch, steeds terugkerend proces. 

Invoering rechtmatigheidsverantwoording (RMV)
Nu verstrekken externe accountants een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekeningen van gemeenten. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit. Het college van B en W geeft dan een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’ is.

Voor de rechtmatigheidsverantwoording gaat het om invoering met verslagjaar 2023. De jaarrekening voor het verslagjaar 2023 wordt in het kalenderjaar 2024 vastgesteld. Naast de wetswijzing zal er nog onderliggende regelgeving moeten worden aangepast.

Accountant
Het contract met Astrium B.V. loopt af op 31 augustus 2023. Dit betekent dat in het voorjaar van 2023 een aanbestedingsprocedure zal worden opgestart. Het aangaan van een contract met de accountant is een raadsaangelegenheid. Een afvaardiging van de raad zal in samenspraak met de ambtelijke organisatie dit traject doorlopen.  

Naar verwachting zal de spanning op de arbeidsmarkt nog geruime tijd blijven. Nog steeds is het zo dat het voor veel specialistische functies moeilijk is om de juiste mensen te vinden. In 2022 hebben wij als HR cluster veel tijd besteed aan werving en selectie van kandidaten. Aanvullend hebben wij een Recruiter ingezet om de juiste doelgroep te benaderen. Op dit moment wordt gewerkt aan een advies rondom een structurele oplossing voor werving en selectie en recruitment binnen onze organisatie. Daarnaast bereiden wij een aanpak tot modernisering van ons beloningsbeleid voor met een daarbij passend functieboek. Dit zal in 2023 verder vorm en inhoud krijgen. 

Wij merken dat ons werkgeversmerk “Pak je Kans” aanslaat. Hiermee maken wij potentiële kandidaten enthousiast om voor onze gemeente te komen werken. Aansluitend werken wij aan een uitgebreid onboarding proces voor nieuwe collega's. Dit maakt in combinatie met een breed spectrum aan opleidingsmogelijkheden en kansen om te groeien dat wij een aantrekkelijke werkgever blijven tijdens de gehele loopbaan van onze medewerkers binnen de gemeente Coevorden.

Een andere ontwikkeling die wij zien is het datagedreven werken. Wij gebruiken onze data meer en meer om HR adviezen met feiten te onderbouwen. Met deze data worden interventies objectief gemonitord en maken wij inzichtelijk of de interventies werken. Waar wij nu nog met basisgegevens werken, willen wij de stap maken naar het verrijken van data. Dit draagt bij aan het realiseren van onze HR doelstellingen, zoals het blijven vinden, binden en boeien van medewerkers. Dit vraagt om goede en gedigitaliseerde HR-processen, zodat medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk hun eigen personele zaken kunnen regelen. Wij werken verder aan een volledig digitaal, 24/7 beschikbaar aanbod van onze HR dienstverlening.

Ook werken wij doorlopend aan goede arbeidsomstandigheden voor al onze medewerkers. Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook uit zorg voor onze medewerkers. Hoog op de agenda staan duurzame inzetbaarheid en psychosociale arbeidsomstandigheden. Door onze medewerkers te bevragen via continous monitoring en een Preventief Medisch Onderzoek (voorheen: PAGO) aan te bieden, krijgen wij zicht op wat er nodig is om ze zo goed mogelijk te blijven faciliteren.

In 2022 is door de projectgroep Werken Beweegt - op basis van gedegen in- en extern onderzoek - een nieuw werkconcept geïntroduceerd. Het hybride werken levert nieuwe uitdagingen en kansen om medewerkers te faciliteren en te binden aan Coevorden zodat zij een optimale dienstverlening aan de inwoners kunnen leveren. Om een aantrekkelijke werkgever te zijn is het van belang om een functionele en inspirerende kantooromgeving te bieden en ook het thuiswerken met goede voorzieningen (inrichting en apparatuur) te ondersteunen. Dit zorgt ervoor dat kosten hiervoor blijvend toenemen. 

In 2022 en 2023 komt het gereserveerde bedrag voor vervanging van de inrichting van het Hof van Coevorden en Aleida Kramersingel 4 vrij. Dit grijpen we aan om onze kantooromgeving toekomstbestendig te maken, passend bij de hiervoor geschetste ontwikkeling. Daarbij houden we rekening met het verduurzamen van onze werkomgeving. Om succesvol hybride te kunnen samenwerken passen we ook de apparatuur en systemen hierop aan. Hierbij valt te denken aan het aanschaffen van applicaties die ondersteunend zijn bij het hybride werken.  Ook werken we verder aan de implementatie van het nieuwe werkconcept, onder andere door de organisatie aan te sporen nieuwe werkafspraken te maken, de (interne) bereikbaarheid te vergroten, aandacht te geven aan succesvol hybride leidinggeven en mentale en fysieke vitaliteit. Het projectteam werkt nauw samen het met programma "Toekomstbestendige Organisatie".  

Eind 2022 wordt een meerjarenplan voor arbeidsomstandigheden geïntroduceerd. Dit plan is gericht op het oplossen van knelpunten uit onze RI&E, maar houdt ook ruimte om in te spelen op ontwikkeling op het gebied van techniek, maatschappij en de interne organisatie. Vanuit dit plan wordt elk jaar een planning opgesteld om doorlopend aan goede arbeidsomstandigheden te werken én om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. 

In 2023 staan welzijn, duurzame inzetbaarheid en psycho-sociale arbeidsomstandigheden  hoog op de agenda . Door onze medewerkers te bevragen via een vragenlijst (medewerkerstevredenheid) en een Preventief Medisch Onderzoek (voorheen: PAGO) aan te bieden, krijgen we zicht op wat er nodig is om ze zo goed mogelijk te blijven faciliteren. Deze data gebruiken we vervolgens om medewerkers via "continue monitoring" te bevragen op deze onderwerpen. Op die manier worden interventies objectief gemonitord en maken we inzichtelijk of de interventies werken.

Ook zorgen we dat onze medewerkers voldoende onderricht zijn om hun werk veilig uit te kunnen voeren. Hierbij valt de denken aan trainingen op het gebied van BHV, hantering agressie en geweld en  "veilig werken aan de weg". 

Ten opzichte van de primitieve begroting 2022 neemt de vastgestelde formatie met 0,48 af. Dit heeft te maken met het vervallen van de regiefunctie warmtevisie. Deze formatie was beschikbaar gesteld tot en met 2022 . Het budget dat gemoeid is met de personeelsbegroting neemt ten opzichte van 2022 met circa € 0,5 miljoen toe. Deze wijziging wordt veroorzaakt doorstijging van het IKB, actualisatie van BHV- en consignatievergoeding. Ten tijde van het opmaken van deze programmabegroting zijn de CAO onderhandelingen gestart . Gezien de onzekerheid over de uitkomst van deze onderhandelingen, door de hoge inflatiecijfers, gaan wij uit van een CAO verhoging ter grootte van € 1.600.000 vanaf het jaar 2023 en verder. Bij de Kaderbrief 2023 hebben wij structureel € 715.000 op een stelpost geplaatst. Deze stelpost dient op basis van de meeste actuele informatie verhoogd te worden met € 885.000 ter dekking van de verwachte CAO verhoging.  

Naast de onzekerheid van de CAO verhoging zijn ook de premies van ABP nog niet definitief. De premieprognose geeft aan dat het ouderdoms- en nabestaandenpensioen stijgt van 25,9% naar 29,1%, maar de premie voor de VPL-regeling (3%) zal vervallen. De door ABP afgegeven prognoses hebben wij nog niet verwerkt aangezien deze in de loop van het jaar nog kunnen veranderen door nieuwe pensioenwetgeving, hoogte van inflatie en aanpassingen van grondslagen. 

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (hierna: Woo) in werking getreden. Deze wet richt zich op een transparante overheid en vraagt om een cultuurverandering rond de omgang met informatie. De Woo omvat twee hoofdonderdelen: passieve openbaarmaking en actieve openbaarmaking. Met passieve openbaarmaking wordt bedoeld het op verzoek informatie openbaar maken (Woo-verzoek, voorheen Wob-verzoek). Actieve openbaarmaking betreft het verplicht openbaar maken van publieke informatie, opgedeeld in 11 informatiecategorieën. De Woo raakt daarmee circa 250 van de 1100 processen in onze gemeente. Om aan de nieuwe eisen van de Woo te kunnen voldoen moet onze gemeentelijke informatiehuishouding op orde zijn en moet er inzicht worden verkregen in de benodigde (aanpassingen van de) IT-voorzieningen. Helder moet zijn wat de Woo en de actieve openbaarmaking voor ambtenaar en bestuurder betekent. Bij de creatie van informatie moet al rekening worden gehouden met eventuele publicatie op een later moment. Het is een verandering in het dagelijks handelen van een groot deel van onze organisatie en heeft een flinke impact op onze bedrijfsvoering. Tijdens de implementatie van deze wet moet dus aandacht worden besteed aan de gedragscomponent van de benodigde verandering. 
 
In 2022 legden we de uitgangspunten voor de gemeente Coevorden als open overheid vast en bepaalden we onze Woo-ambitie op het niveau basis. We hebben voldaan aan de eisen die de Woo per 1 mei 2022 stelde, waaronder het vereiste van het aanstellen van een Woo contactpersoon. Vervolgens is er een project gestart voor de implementatie van de Woo binnen onze gemeente. Daarbij is gewerkt aan het verbeteren van het proces van het afhandelen van Woo-verzoeken. In 2023 geven we verder invulling aan het opgestelde plan van aanpak voor de implementatie van de Woo. De actieve openbaarmaking van documenten zal plaats gaan vinden op het landelijke platform PLOOI. Voor de openstelling van dit platform, alsook de doorlooptijd en volgorde van bekendmaking van de ingang van de 11 informatiecategorieën zijn wij afhankelijk van het Rijk. In 2023 nemen we een reeks aan acties om de organisatie mee te nemen en op te leiden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gedragscomponent als het gaat om het actief publiceren van documenten en het inzichtelijk maken welke processen in onze organisatie worden geraakt door de Woo.