In 2024 worden enkele projecten uit de pijler Processen & Data opgeleverd, waaronder de oprichting van een team gegevensmanagement en een team procesmanagement. Ook wordt het werken met proces-, data- en systeemarchitectuur verder ontwikkeld en gaan we nieuwe teams ‘aansluiten’ op het werken en sturen met data en kpi’s. Ten slotte wordt Hofnet toegankelijker gemaakt voor de medewerkers en vindt men er makkelijker hoe de organisatie in elkaar zit en hoe alles werkt.

Portefeuillehouder

  • Renze Bergsma

Kwaliteit

G

Toelichting

In het najaar 2023 is het programma Toekomstbestendige Organisatie (TBO) omgevormd naar het programma Samen Slimmer Werken met en vóór Coevorden (SSW), om het aan te laten sluiten bij een toekomstbestendige organisatie als onderdeel van de maatschappij. Het programma TBO had als focus het verbeteren van de interne processen, het programma SSW heeft daarnaast ook aandacht (en daarmee opdracht) voor de veranderopgaves betreffende organisatieontwikkeling, de ontwikkeling van het samenwerken met onze inwoners (dienstverlening & participatie), het College en de Gemeenteraad (Bestuurlijk Ambtelijk Samenspel) en in de regio & met ketenpartners.
Alle resultaat- en inspanningsverplichtingen dragen bij aan meer werkplezier en betere dienstverlening, zoals vastgelegd in bovenstaande vier doelstellingen.
 
 
Resultaat- en inspanningsverplichtingen.
 
Ten grondslag hieraan liggen 2 onderzoeken: Teamscans en Digitale volwassenheid.
Samenvattend is in de teamscans geconstateerd dat er te weinig aandacht is voor de medewerkers, de teams zijn te groot en niet altijd optimaal gepositioneerd.

Dit heeft ervoor gezorgd dat de organisatiestructuur is aangepast, diverse medewerkers hebben we vast aan ons verbonden, het CMT weer op volle sterkte is, continue monitoring van Medewerker Welzijn Onderzoek is gestart en de actualisatie van het functieboek is gestart, zijnde HR21 (Conform advies uit de CAO). In 2025 ronden we deze actualisatie af.
 
We constateren dat de opgaven de afgelopen jaren door maatschappelijke ontwikkelingen, wetgeving en eigen ambities zijn veranderd. De toename die dat heeft opgeleverd in werk is onder meer terug te zien in de omvang van de inhuur. Dit is in 2024 besproken met het college en wordt vanaf 2025 planmatig opgepakt met als doel uiteindelijk naar een maximale inhuur van 20% te gaan.

Het bedrijfsvoeringsdeel van onze organisatie is onvoldoende meegegroeid met de toenemende opgaven. In 2024 is met het college gesproken over het formatiehuis en de aanpak om te komen tot een toekomstbestendige formatiebezetting die overeenkomt met de begroting. Deze aanpak wordt in 2025 verder opgepakt. Het terugdringen van de inhuur gekoppeld aan de opgaven is een meerjarig plan. 
Verdere digitalisering en automatisering wordt onderdeel van deze aanpak.
Het procesmatig werken is opgezet. En dit betekent dat we alle werkprocessen van onze gemeente in kaart brengen en dat we analyseren waar het slimmer en meer samen kan. En hoe we kwetsbaarheden in de primaire processen kunnen voorkomen. Hiervoor is een procesregisseur aangesteld en de procesadviseurs zijn ook benoemd. Op deze manier kunnen de processen beschreven en vastgelegd worden en wordt er op een gestructureerde manier gewerkt aan procesverbetering. Dit draagt bij aan het data gericht werken, maar ook aan de dienstverlening aan onze inwoner en ondernemer en de rechtmatigheid. 
Door procesmatiger te gaan werken benutten we de ICT-systemen beter (de applicaties). Vele processen gaan namelijk over clusters en door applicaties heen. Er zitten vele afhankelijkheden in, zoals het gebruik van basisgegevens (BAG, BRP, etc). Om dit goed te laten verlopen is de inzet van een (informatie)architect noodzakelijk. Deze wordt begin 2025 geworven.
 
We hebben geconstateerd dat de inzet van een zaaksysteem kan bijdragen in onze dienstverlening en zetten in op de implementatie van een nieuw zaaksysteem.  Dit gaat ons helpen onze processen beter te besturen door inzicht te krijgen in de diverse werkvoorraden en de voortgang daarin. Tevens gaat dit ervoor zorgen dat we de inwoners van Coevorden inzicht kunnen geven in de voortgang van hun (aan)vragen en daarmee een transparantere gemeente worden. In 2025 wordt dit systeem geïmplementeerd (afronding project in eerste kwartaal 2026).
 
We hebben begin 2024 de dienstverleningsovereenkomst rondom ICT met Gemeente Emmen vernieuwd. Hiermee is een nieuwe stap in de samenwerking binnen BOCE op informatievoorziening ingezet. We hebben in de BOCE samenwerking het project opgestart om te komen tot een nieuwe digitale werkplek voor de deelnemers aan de samenwerking. Hiermee maken we onze ICT voorziening veiliger en flexibeler en zijn we klaar voor de toekomst. We kunnen daarmee optimaal gebruik gaan maken van de kansen die nieuwe technologieën ons gaan bieden op een veilige, verantwoorde manier. Dit project wordt eind 2025 opgeleverd.
 
Informatieveiligheid is een steeds belangrijker thema. Gezamenlijk, is binnen BOCE het programma informatieveiligheid opgestart. Daarnaast hebben we een eigen project om de informatiebeveiliging conform de BIO en NIS-2 normen te krijgen. We zijn gestart met de bedrijf continuïteit te verbeteren door met alle teams continuiteitsplannen te maken. Dit samen met de inzet van Sir Askalot draagt bij aan de bewustwording van een ieder.
 
Huisvesting
In 2024 hebben we inzicht gecreëerd in de behoefte aan ruimte voor werkplekken voor de eigen organisatie. Hierbij hebben we deze gebaseerd op de ontwikkelingen qua formatie voor de komende jaren. Zoals eerder geschetst was dit onderdeel van de bedrijfsvoering niet meegegroeid met de ontwikkeling van de opgaves cq de groei van de organisatie. Dit heeft geleid tot een vraag naar extra vierkante meters. Om de juiste keuzes te kunnen maken hierin is er een onderzoek nodig. In de eerste helft van 2025 doen we een onderzoek naar alle vastgoedbehoeftes rondom onze gemeentelijke panden om de goede keuzes te kunnen maken in de benodigde investering.
Nadat de keuze rondom vierkante meters rondom de huisvesting t.b.v. de gemeentelijke organisatie is gemaakt zal het project herinrichting opnieuw worden opgestart. Hier is budget voor gereserveerd.
 
Personeel
In 2024 hebben we binnen de teams coördinatoren geïntroduceerd. Daarmee hebben we de beweging in gang gezet om meer aandacht te kunnen geven aan onze medewerkers. Ook is de HR-cyclus opnieuw bekeken en hebben we afspraken gemaakt over deze gesprekscyclus voor 2025 en daarna.
We hebben het on-boarding proces voor nieuwe medewerkers verder vorm gegeven. We merken dat dit door nieuwe medewerkers erg wordt gewaardeerd en leidt tot een goede landing in de organisatie.
We hebben het medewerkerswelzijnsonderzoek (MWO) gestart en meten nu gedurende het hele jaar hoe het met de stemming is, zodat we daar gericht op kunnen bijsturen.
Dit alles doen we om het welzijn van onze medewerkers te verbeteren en het behoud van medewerkers te bevorderen.
 
Tot slot zien we een gemeente met veel ambities en met de krapte op de arbeidsmarkt is continu zoeken naar de balans op inzet en planning. Om te leren meer voorspelbaar te zijn hebben we samen met de Griffie een start gemaakt met de Lange Termijn Agenda (LTA). Dit begint steeds meer vorm te krijgen en het bestuurlijke proces te ondersteunen. Ook is een portfoliotafel ontwikkeld waarmee alle projecten en programma’s in beeld zijn gebracht  inclusief doelstellingen, planning en inzet van personeel. Hiermee leren we nog beter gezamenlijk bewuste keuzes maken, te prioriteren en te bepalen of opgaven bijdragen aan de strategische doelen van de gemeente en het bestuursprogramma.

Geld

G

Toelichting

De structurele middelen zetten we in om deze ontwikkeling structureel te beleggen.

Tijd

G

Toelichting