Bedrijfsvoering

In deze paragraaf informeren wij u over de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.

Informatie, processen en systemen vormen de ruggengraat voor de kwaliteit van dienstverlening van onze organisatie. Het informatiemanagement heeft tot doel dit zo goed mogelijk te faciliteren. Dit doen we door bestaande processen door te ontwikkelen met de introductie van nieuwe informatiesystemen. Zo wordt er gewerkt aan een nieuw regie- en archiefsysteem in het sociaal domein. Ook bij de teams in het fysieke domein worden in 2025 een aantal nieuwe systemen geïmplementeerd waarmee er sneller en slimmer kan worden gewerkt. Een andere belangrijke ontwikkeling komend jaar is de realisatie van een nieuwe digitale werkomgeving, waarbij er veel aandacht voor de adoptie is. Daarnaast blijven we inspelen op de ontwikkelingen in de IT wereld en zetten slimme trends zoals Artificial Intelligence in om onze inwoners en collega's beter te ondersteunen. Hierbij leren en ontwikkelen wij binnen een veilige omgeving. 

We zien een toenemende vraag naar informatie,  zowel van binnen als buiten onze gemeente. Informatie moet actueel, transparant, juist, veilig en vindbaar zijn. Om hierin te faciliteren gaan we door met de ontwikkeling van informatiearchitectuur. Dit zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek, op de juiste manier wordt opgeslagen en het  geeft inzicht in het applicatielandschap. Hierdoor zijn wij ook in staat kwalitatief betere advisering en ondersteuning te bieden in projecten. Naast nieuw beleid, procesaanpassingen en een visie, wordt informatiearchitectuur geborgd door het vast in dienst nemen van een informatiearchitect. Een ander speerpunt in 2025 is het volwaardig tot stand brengen van zaakgericht werken.

De samenwerking binnen het BOCE verband blijft van groot belang. Door de sterk verbeterde dienstverleningsovereenkomst, medio 2024 ondertekend,  hebben we nu een goed kader waarbinnen de samenwerking zo succesvol mogelijk kan zijn. 

Informatieveiligheid is één van de belangrijke thema’s van deze tijd. De aanhoudende digitalisering maakt de overheid efficiënt, maar ook kwetsbaar voor aanvallen van buitenaf. De grote hoeveelheid data, die wij beheren, maakt ons met toenemende mate aantrekkelijk voor kwaadwillenden. Jaarlijks wordt de BIO (Baseline Informatieveiligheid Overheid) implementatie getoetst. Het continu veranderende informatielandschap vraagt op basis van de BIO steeds nieuwe maatregelen. 

Bewustwording rondom informatieveiligheid maakt onderdeel uit van de organisatie. Voor 2025 is richting bepaald op het gebied van informatieveiligheid, onderdeel van deze richting is onder meer een cybersecurity veiligheidstest, phishingtest en een bewustwordingsprogramma voor medewerkers. Deze geven inzicht in de stand van zaken:

• Hoe goed is onze informatie beschermd?
• Welke veiligheidsaspecten zien we over het hoofd?
• Overzien we alle gevolgen van de risico's die we nu wel/niet bewust aanvaarden?
• Hoe bewust zijn onze medewerkers van hun eigen rol rondom informatieveiligheid?

De ingezette middelen dragen bij aan zelfreflectie om zo nieuwe speerpunten te bepalen en te werken aan een constante levenscyclus waarbij informatieveiligheid van planning, naar uitvoering naar reflectie gaat.

Ook wordt in 2025 wederom verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad en externe toezichthouders over informatieveiligheid. Dit wordt gedaan door middel van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).  Met ENSIA wordt verantwoording afgelegd over informatieveiligheid van onder andere de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoorten en Nederlandse Identiteitskaarten (PNIK), Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWI), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Ondergrond (BRO), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en  DigiD. Jaarlijks vragen wij ons college een collegeverklaring vast te stellen over de geldende normenkaders voor DigiD en Suwinet. Deze collegeverklaring wordt ook gecontroleerd door een externe auditor en wij gebruiken deze ook om verticaal verantwoording af te leggen aan het Rijk. Daarnaast worden verschillende rapportages voor basisregistraties vastgesteld door ons college en gebruikt voor verantwoording richting het Rijk. Deze collegeverklaring en rapportages worden ook aan uw raad aangeboden, zodat u op de hoogte bent van de resultaten uit ENSIA.

Datagedreven werken heeft in het Programma Werken (SSW) positie gekregen. Diverse projecten en activiteiten hebben in voorgaande jaren bijgedragen aan de inbedding van datagedreven werken, wat als haarlemmerolie tussen deze projecten fungeert. 

Daarnaast wordt er ook vanuit de lijn veel inzet gepleegd op datagedreven werken.  Er is in 2024 een project gestart genaamd Professionalisering BI, dit project zal ook in 2025 worden uitgevoerd. Hierin wordt gewerkt aan de professionaliseringsslag op het gebied van beleid, management en organisatie die in voorgaande jaren is ingezet.

Dit zal onder andere tot uiting komen in  een toekomstbestendige datawarehouse. Hierdoor wordt het mogelijk datamodellen en standaarden te organiseren. Hiervoor heeft een onderzoek plaatsgevonden die resulteert in een advies over de meest passende datawarehouseoplossing. Dit onderzoek zal in projectvorm verder worden uitgewerkt en resulteren in de totstandkoming van een toekomstbestendige datawarehouseoplossing.

De professionaliseren van het Cluster BI  krijgt een vervolg in de uitvoering van bovengenoemd project.  Het project kent drie aandachtgebieden welke zijn opgedeeld in pijlers:

1. De pijler Mens & Organisatie richt zich erop om de kennis en betrokkenheid te vergroten binnen onze organisatie, daardoor wordt bijgedragen aan effectieve samenwerking en een transparant proces.
2. De pijler Technisch fundament draagt bij aan een toekomstbestendige, technische basis. Ook hiermee wordt de transparantie en effectiviteit van de samenwerking ondersteunt.  
3. De pijler processen om de werkprocessen te optimaliseren, standaardiseren en te publiceren.  

Veiligheid en vertrouwen vormen de basis voor een succesvolle transformatie naar een digitale economie en samenleving. Onze organisatie is wettelijk verplicht te voldoen aan de Europese privacyregels op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Inwoners, medewerkers, ondernemers en (keten) partners (betrokkenen) kunnen rekenen op voldoende bescherming van hun privacy wanneer er gegevens worden verwerkt door (of namens) gemeente Coevorden.
We willen een betrouwbare partner zijn en schade aan onze betrokkenen voorkomen zoals discriminatie en fraude, bijvoorbeeld als gevolg van datalekken. Daarmee wenden wij ook ernstige gevolgen af voor onze organisatie, zoals politieke, financiële en imagoschade. 

Conform de wettelijke meldplicht datalekken worden beveiligingsincidenten en datalekken zo snel mogelijk gemeld bij het Privacy team van de gemeente Coevorden en geregistreerd in het incidentenregister. Er wordt er op basis van een oorzaakanalyse beoordeeld welke maatregelen moeten worden getroffen om het risico voor de betrokkene(n) te beperken en de kans op herhaling in de toekomst te verkleinen. De beveiligingsincidenten en datalekken worden ter bewustwording en lering geëvalueerd en gedeeld binnen onze organisatie. 

Het voldoen en blijven voldoen aan Privacy- en Informatieveiligheidsvereisten is een continu proces. Het gaat niet om het eenmalig treffen van een aantal privacy- en informatieveiligheidsmaatregelen. Technische, maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen kunnen leiden tot aanpassingen en het doorlopend monitoren van de effectiviteit van beheersmaatregelen is daarom essentieel. 
In onze organisatie wordt daarom doorlopend op een praktisch toepasbare manier geïnvesteerd in Privacy en Informatieveiligheid; dit uit zich in beleid, processen, projecten en in het bewustzijn van onze medewerkers om zorgvuldig met persoonsgegeven om te gaan. Elke medewerker en/of team is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en informatie en heeft daarin zijn/haar eigen verantwoordelijkheid. Vanuit haar expertise adviseert en ondersteunt het Privacy team de organisatie en ziet toe dat de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens voldoende is/wordt geborgd.  

Op grond van de verordening doelmatigheid en doeltreffendheid voeren wij jaarlijks minimaal één onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van een thema, het zogeheten 213a-onderzoek. In de verordening is opgenomen dat wij de gemeenteraad in de paragraaf Bedrijfsvoering in de Programmabegroting informeren over het onderwerp van het onderzoek. In 2025 zullen wij een onderzoek uitvoeren naar het Stimuleringsfonds. Hierbij gaan wij in op de vragen of het Stimuleringsfonds nog steeds bijdraagt aan de leefbaarheidsvraagstukken én de vraag of het Stimuleringsfonds nog steeds ingezet wordt voor de initiële doelstellingen en gedachten. 

De Eerste Kamer nam op 27 september 2022 de Wet versterking Decentrale Rekenkamers aan. De wet is op 1 januari 2023 van kracht gegaan. Voor de gemeente betekent dit dat over het verslagjaar 2023 (in 2024) voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording is afgegeven door het college van burgemeester en wethouders. 

Als gevolg van de wijziging van de verantwoording van de accountant naar het college gaat een kwaliteitsimpuls uit op de interne processen en beheersing. Het college dient immers te kunnen steunen op een adequaat functionerend systeem van interne beheersing en interne controle, om (primair) te waarborgen dat de gemeente bij alle (financiële) beheershandelingen en transacties de wet- en regelgeving naleeft. Dit systeem is tevens van belang bij het opstellen van een overzicht van afwijkingen van rechtmatigheid. Dit betekent dat de borging van de interne controle goed geregeld moet zijn, als basis voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording van het college. 

De werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording liggen voor het grootste gedeelte bij het  cluster Auditing & Control. Het cluster heeft (in nauwe samenwerking met onze accountant) het vertrouwen dat de werkzaamheden in het kader van de interne beheersing voldoende zekerheid geven aan het college. Dit neemt niet weg dat we het komende jaar (en de jaren daarna) continu gaan verbeteren om (nog) beter in control te zijn. 

Programma Samen Slimmer Werken, met en voor de organisatie
Gelet op de ambitie van Coevorden om Samen Slimmer te Werken met en voor Coevorden willen we de komende jaren zorgen voor een toekomstbestendige, stevige en stabiele organisatie die tegelijkertijd wendbaar genoeg is om aan te kunnen sluiten bij de veranderende opgaven in onze samenleving. In de praktijk hebben we in Coevorden al geruime tijd te maken met grote opgaven en ambities, hoge werkdruk, hoog verloop en een uitdagende arbeidsmarkt. 

Om meer inzicht op de voor Coevorden wenselijke formatie te krijgen hebben we eind 2023 een Benchmark laten uitvoeren door Berenschot. Samenvattend concludeert Berenschot dat Coevorden ten opzichte van de benchmarkgemeenten aan de bovenkant zit qua apparaatskosten, maar dat dat ook verklaarbaar is vanwege de specifieke aard van de gemeente en de daarbij behorende workload. Naast een aantal relatief kleine plussen en minnen zijn de opvallendste bevindingen dat Coevorden relatief laag zit in haar beleidscapaciteit en in de uitvoeringscapaciteit sociaal domein en ruimtelijke ontwikkeling. Maar met name het grote verschil tussen formatie en daadwerkelijke (tijdelijke) bezetting is een belangrijk aandachtspunt.

Om meer vanuit verbinding met inwoners te werken is ook meer onderlinge verbinding tussen collega’s noodzakelijk. Deze verbinding komt vele malen beter tot stand door meer stabiliteit in de ambtelijke organisatie. Vaste medewerkers gaan zich meer verbonden voelen, bouwen stabiele relaties op zowel in de samenleving als met collega’s. Door een aantrekkelijk werkgever te zijn, die investeert in mensen realiseren we samen het beste voor Coevorden. 

Aanpak
Het college wil de komende jaren daarom inzetten op het doorbreken van deze cirkel. Dat wil zeggen dat we tegelijkertijd willen inzetten op een verantwoorde uitbreiding van de vaste formatie, maximering van de inhuur tot 20% en keuzes maken in de bestuurlijke en ambtelijke ambities. Verder zetten wij in op meer (regionale) samenwerking. We streven ernaar om deze uitbreiding van de vaste formatie te bekostigen binnen de bestaande middelen die we de afgelopen jaren hebben ingezet voor zowel de loonsom als de inhuur.

De beschreven opgave kent een aanpak van een aantal jaren. Hierbij stelt het College voor om:
1.    Autonome ontwikkelingen jaarlijks te verwerken;
2.    De benodigde beleidscapaciteit, aangetoond in de benchmark te verwerken; 
3.    Op basis van de benchmark nader onderzoek te doen naar de overige bevindingen (verwonderpunten), waaronder Sociaal Domein, Omgevingsontwikkeling, Buitendienst. Dit vraagt een zorgvuldige uitwerking;
4.    Op basis van de inhuur opgave te komen tot een strategie: van inhuur naar vast. Hierbij werken we het volgende verder uit:
a.    Prioriteiten en keuzes maken in opgaven en capaciteit: bestuurlijk en ambtelijk;
b.    Duidelijkheid over flexibele capaciteit ten behoeve van programma’s en projecten; 
c.    Grip op formatie en bezetting - formatiemanagement; 
d.    Slimme bedrijfsvoering en data, digitale transformatie en nieuwe technologie. Door procesgericht te werken, kunnen we data en technologie beter te benutten en werken we efficiënter over de grenzen van teams heen;
e.    Bewust inzetten op samenwerken: binnen de organisatie integraler werken en waar kunnen we in BOCE-verband of met andere partners meer samenwerken / uitbesteden.

                                                                                                     

In aanloop naar de Programmabegroting heeft een themabijeenkomst plaatsgevonden, waarbij deze opgave nader is toegelicht. Het College werkt dit nader uit en informeert de gemeenteraad over de uitkomsten. Hierbij betrekken wij het onderzoek dat het Thorbecke Instituut heeft gedaan naar de omvang van de personeelstekorten in Drenthe en de impact daarvan op de uitvoeringskracht van gemeenten. 

Ten opzichte van de primitieve begroting 2024 neemt de vastgestelde formatie met 8,13 toe. Dit betreft de functies die als autonome ontwikkeling in de Kaderbrief 2025 zijn benoemd. Hiervoor zijn bij de halfjaarrapportage 2024 de middelen beschikbaar gesteld en hebben dus geen financieel effect. Het totaal van de personeelsbegroting neemt ten opzichte van 2024 met circa € 2,5 miljoen toe. Deze wijziging wordt, naast extra fte's, ook veroorzaakt door de cao ontwikkelingen 2024 (€ 1,1 mln), actualisatie van premies sociale lasten, BHV- en consignatievergoeding. Ten tijde van het opmaken van deze programmabegroting zijn de cao onderhandelingen nog niet opgestart . Bij de Kaderbrief 2025 hebben wij een verwachte loonontwikkeling van 2,0% gehanteerd. Dit betreft een bedrag van € 484.000. Dit bedrag hebben wij structureel op een stelpost geplaatst. Afhankelijk van de uitkomsten van de cao onderhandelingen zal dit bedrag worden toegevoegd aan de betreffende teams ter dekking van de verhoging van de loonsom.