Paragrafen

Deze paragraaf geeft inzicht in het beleidskader en de daaruit voortvloeiende financiële gevolgen met betrekking tot de lokale heffingen van de gemeente.

Wij hebben voor het tarievenbeleid een aantal uitgangspunten geformuleerd. De volgende uitgangspunten liggen ten grondslag aan de berekeningen van onze tarieven en heffingen:

• de lokale lastendruk dient in overeenstemming te zijn met de bestuurlijke ambities en het voorzieningenniveau in de gemeente;
• lokale heffingen zijn kostendekkend;
• lokale heffingen worden vastgesteld conform de uitgangspunten die zijn vastgesteld in het bestuursakkoord en de kaderbrief.

Kwijtscheldingsbeleid
Voor de beoordeling van kwijtscheldingsverzoeken hanteren wij de wettelijke normen overeenkomstig de bepalingen in de Invorderingswet 1990 en de Leidraad invordering bestuursrechtelijke geldschulden Coevorden. De kwijtscheldingsnorm die wij hanteren bedraagt 100%. Dit betekent dat aanvragers met een inkomen op bijstandsniveau voor kwijtschelding in aanmerking kunnen komen indien zij aan de normen voldoen. Kwijtschelding kan worden verleend voor de afvalstoffenheffing (met uitzondering van de extra container) en de rioolheffing (gebruikersdeel).

Onze visie ten aanzien van het weerstandsvermogen is:

‘Streven naar een goede beheersing van de risico’s en een goede balans tussen de bestuurlijke ambitie en de daarmee gepaard gaande risico’s. Uitgangspunt hierbij is een positief weerstandsvermogen’.

Onze doelstelling is:

• het realiseren van een gezonde financiële positie;
• het voorkomen van ingrijpende beleidswijzigingen die noodzakelijk worden bij het zich voordoen van niet afgedekte risico’s. Dit wordt gerealiseerd door middel van beheersing van de risico’s en een positief weerstandsvermogen.

Onderstaand treft u in een tabel het risicoprofiel aan. Onder de tabel wordt het risicoprofiel per onderwerp beschreven. Hieronder worden de in het risicoprofiel weergegeven risico’s nader omschreven. Wij maken hierbij onderscheid in incidentele en structurele risico’s.

Op een vijftal onderwerpen lopen wij een incidenteel risico. Het risico wordt berekend over het totaalbedrag van het betreffende onderwerp waarover wij risico lopen, afgezet tegen de kans dat het risico zich daadwerkelijk voor doet. De vijf risico’s worden hieronder toegelicht.

De provincies Drenthe en Overijssel hebben als doel om de N34 tussen Coevorden en de Witte Paal (N36) op een duurzame en veilige wijze in te richten. Hiervoor wordt onder meer ter hoogte van Klooster een ongelijkvloerse kruising gerealiseerd. Dit deel van het project zal begin 2019 worden afgerond en wij verwachten geen grote risico's meer te lopen. Daarom is het risicoprofiel ten opzichte van vorig jaar naar beneden bijgesteld naar een niveau van € 60.000.  

GVZ Europark Coevorden-Emlichheim GmbH heeft een financiering van maximaal € 7 miljoen bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) afgesloten. Voor deze financiering staan wij en de Sammtgemeinde Emlichheim elk voor de helft garant. Het risico van de gemeente Coevorden is maximaal € 3,5 miljoen. De kans dat dit risico zich voordoet schatten wij in op 15%. Het uitgangspunt is dat de GVZ Europark Coevorden-Emlichheim GmbH zich zonder extra financiële steun van de gemeente moet ontwikkelen. Mocht op enig moment onverhoopt toch een beroep op onze gemeente worden gedaan voor financiële steun dan is de maximale bijdrage beperkt tot € 525.000. Door verkopen is de financiering van GVZ Europark Coevorden-Emlichheim GmbH op dit moment tot ruim onder de € 7 miljoen gedaald.

In het kader van voorliggende begroting hebben wij de risico’s van de grondexploitaties opnieuw geanalyseerd. De totaal verwachte boekwaarde is bruto circa € 13,5 miljoen. Dit resulteert in een maximaal risico voor 2019 van € 3,1 miljoen. De totale boekwaarde zal in de komende periode (tot 2022) afnemen naar een niveau van circa € 4,9 miljoen. Als gevolg daarvan zal ook het risico de komende jaren afnemen.

De Arbeidsmarktregio Drenthe en de gemeente Hardenberg hebben het initiatief genomen tot een sectorplanaanvraag voor de derde tranche van de Regeling Cofinanciering Sectorplannen. Volgens deze regeling moet de hoofdaanvrager garant staan voor 80% van het subsidiebedrag. Indien dit niet mogelijk is, mogen partijen uit het samenwerkingsverband ook garant staan voor deze 80%. Deze situatie doet zich voor. De hoofdaanvrager heeft onvoldoende eigen vermogen om garant te staan. De zeven gemeenten in het samenwerkingsverband nemen de garantstelling over.

De garantstelling per gemeente wordt vastgesteld volgens de gebruikelijke verdeelsleutel binnen de Arbeidsmarktregio (nu inclusief Hardenberg) naar rato van het inwoneraantal. Voor ons betekent dit een relatief aandeel van € 200.355 (10,5%). De kans dat een beroep op de garantstelling wordt gedaan, achten wij gering en schatten wij in op 10%. Dit risico nemen wij mee in deze paragraaf.

Medio 2014 is CQ failliet verklaard. Ondanks herhaald aandringen door ons en door de gemeente Emmen, is het faillissement van CQ nog steeds niet afgewikkeld. De vakbonden hebben zowel de gemeente Emmen als onze gemeente aangesproken. Dit betreft een hoofdelijke aansprakelijkheid. Er is sprake van een claim van € 5,6 miljoen plus wettelijke rente, gericht aan de gemeente Emmen en de gemeente Coevorden. Deze claim heeft betrekking op de ambtenarenstatus van de voormalig medewerkers van CQ en de daaraan gekoppelde afdracht van onder meer pensioenpremies aan het ABP. Wij schatten het risico tot een veroordeling door de rechter laag in. De betrokken notaris is door de gemeente Emmen en de gemeente Coevorden in vrijwaring opgeroepen. Die procedure loopt.

Er zijn twee onderwerpen waarover wij een structureel risico lopen. Dit betreffen het sociaal domein en de Emco-groep. 

Met de ervaring van de afgelopen jaren hebben wij ons meerjarenbeleid opgesteld en verwachten wij dat onze begroting meerjarig toekomstbestendig is. Wij hebben de budgetten voor Jeugd, Participatie en Wmo aangepast aan de nieuwste prognoses. Daarmee zijn deze budgetten voor de komende jaren op niveau. Hiermee in lijn hebben wij ook onze uitvoeringsorganisatie ingericht. Daarnaast hebben wij budgetten die onder druk staan op een realistisch niveau gebracht.

Maatschappelijke ontwikkelingen, aanvullende kortingen op de integratie-uitkering, correcties uit voorgaande jaren en andere onvoorziene situaties kunnen resulteren in financiële effecten. Deze ontwikkelingen liggen niet in alle gevallen binnen onze invloedssfeer. In principe is nog steeds sprake van open-einde-regelingen. Dit vraagt vervolgens om aanpassing van bestaande beleidskaders en inkoopcontracten. Daarom nemen wij voor het Sociaal Domein een beperkt bedrag op in de risico-inventarisatie.

De EMCO-Groep is een gemeenschappelijke regeling (GR) die uitvoering geeft aan de Wet sociale werkvoorziening (Wsw). Naast onze gemeente nemen de gemeenten Emmen en Borger-Odoorn deel aan deze GR. Alle bevoegdheden en taken met betrekking tot de uitvoering van de Wsw zijn door onze gemeente overgedragen aan de GR.

Voor de uitvoering van de Wsw ontvangen wij een lumpsumbedrag in het Participatiebudget. Sinds de invoering van de Participatiewet is er geen nieuwe instroom in de Wsw meer mogelijk. Hierdoor neemt de Wsw-populatie door natuurlijk verloop gestaag af. Als gevolg van de bovenstaande ontwikkelingen zal het exploitatietekort van de EMCO-Groep jaarlijks naar alle waarschijnlijkheid toenemen. Hiermee is rekening gehouden in ons meerjarenperspectief. De EMCO-Groep benoemt in haar risicoparagraaf in de begroting 2019 de volgende risico’s: netto-opbrengsten, lonen Wsw-werknemers, salariskosten ambtelijk personeel, Rijksbijdragen, het Lage-Inkomensvoordeel en het ontwikkelingen ten aanzien van Menso NV. Deze risico’s zijn niet op geld gewaardeerd.

Wij doen hier de aanname dat indien het geprognosticeerde bedrijfsresultaat over 2019 van € 1,33 miljoen niet gerealiseerd wordt dit naar rato van ons aandeel in de EMCO-Groep (13,62%) voor onze rekening komt, zijnde € 182.000 met een kans van 50%. Om het risico te beperken zal in BOCE-verband een nieuw toekomstperspectief voor de Wsw/EMCO-Groep worden geschetst.

De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en de mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om niet begrote kosten, die onverwacht en substantieel zijn, op te vangen. Hierbij zetten wij eerst het gedeelte van onze weerstandscapaciteit in dat geen of minimale effecten heeft op ons beleid en onze begroting.

In onze weerstandscapaciteit hebben wij geen bestemmingsreserves en  stille reserves opgenomen. Het tijdsbestek waarin stille reserves vrijgespeeld kunnen worden ter dekking van risico’s ligt hieraan ten grondslag. Voor bestemmingsreserves is het argument dat bij de inzet van deze reserves de uitvoering van het beleid mogelijk onder druk komt te staan.

Een gemeente is vrij om te bepalen welk deel van de weerstandscapaciteit wordt aangewend voor het weerstandsvermogen. Conform de nota Risicomanagement en Weerstands­vermogen zetten wij alleen onze algemene reserve in ter dekking van de mogelijke risico’s.

Het weerstandsvermogen wordt als volgt bepaald:

Beschikbare weerstandscapaciteit : benodigde weerstandscapaciteit (risicoprofiel). Hieruit vloeit een ratio voort, die in te delen is in één van de categorieën A tot en met F.

Financiële kengetallen BBV

Op grond van het BBV nemen wij in deze paragraaf een aantal kengetallen op die de  beoordeling van onze financiële positie ondersteunen. Daarmee wordt beoogd uw raad in staat te stellen gemakkelijker inzicht te krijgen in de financiële positie van onze  gemeente. De kengetallen maken inzichtelijk(er) over hoeveel (financiële) ruimte de gemeente beschikt om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken en op te vangen. Zij geven zodoende inzicht in de financiële weerbaarheid en wendbaarheid. Het gaat daarbij om de volgende kengetallen:

• de netto schuldquote;
• de netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen;
• de solvabiliteitsratio;
• de grondexploitatie;
• de structurele exploitatieruimte, en
• de belastingcapaciteit.

Deze kengetallen moeten altijd in samenhang worden bezien omdat ze alleen gezamenlijk en in hun onderlinge verhouding een goed beeld kunnen geven van de financiële positie van de gemeente.

Toelichting op de betekenis van de kengetallen

Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen

De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie.

Solvabiliteitsratio

Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen.

Grondexploitatie

Dit kengetal geeft aan hoe groot de grondpositie (de waarde van de grond) is ten opzichte van de totale (geraamde) baten. Het is belangrijk om te kunnen beoordelen of er een reële verwachting is dat de grondexploitatie kan bijdragen aan verlaging van de schuld van de gemeente.

Structurele exploitatieruimte

Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en lasten waarbij deze worden vergeleken met de totale baten.

Belastingcapaciteit

Het kengetal belastingcapaciteit geeft inzicht in de mate waarin een zich voordoende financiële tegenvaller in het volgend begrotingsjaar kan worden opgevangen en of er ruimte is voor nieuw beleid.

Voor alle activiteiten die binnen onze gemeente plaatsvinden - zoals wonen, werken en recreëren - zijn kapitaalgoederen nodig. Hierbij valt te denken aan wegen, riolering, groen, openbare verlichting en gebouwen. De kwaliteit van deze goederen en het niveau van onderhoud ervan zijn bepalend voor het voorzieningenniveau van de gemeente. In deze paragraaf gaan wij in op de beleidskaders en de daaruit voortvloeiende financiële gevolgen voor wat betreft de grotere kapitaalgoederen van de gemeente. De in deze paragraaf opgenomen bedragen zijn exclusief de kosten voor de inzet van ons eigen personeel en materieel.

Algemeen
Wij hebben verschillende soorten vastgoed in eigendom die tot ons kernbezit behoren. Dit betreffen gebouwen die op de middellange en lange termijn noodzakelijk zijn om onze gemeentelijke beleidstaken uit te voeren. Hierbij moet gedacht worden aan gebouwen voor de gemeentelijke huisvesting, maar ook bijvoorbeeld aan sporthallen en multifunctionele accommodaties. Naast het kernbezit beschikken wij ook over circa 40 gebouwen die wij aanmerken als "af te stoten bezit". Deze gebouwen hebben op de middellange en lange termijn geen functie in relatie tot onze gemeentelijke beleidstaken.

Beleidskader
In december 2016 stelde uw raad de “Visie, strategie en beheer van vastgoed” vast. Uitgangspunt hierin is dat wij streven naar een vastgoedportefeuille die zich beperkt tot vastgoed dat nodig is voor efficiënte uitvoering van de gemeentelijke taken. Voor de conditiemeting van de gebouwen sluiten wij aan bij de NEN 2767 standaard. Binnen deze standaard is sprake van scores tussen 1 en 6. Daarbij is 1 zeer goed en 6 zeer slecht. Een conditiescore van 3 is naar de maatstaf voldoende. Voor het grootste deel van de panden die tot ons kernbezit behoren, is eind 2014 een conditiemeting uitgevoerd en een meerjarenonderhoudsprogramma opgesteld. De gemiddelde score bedroeg 3. Bij de nieuwe panden hebben wij een gemiddelde score van 2. Voor het kernbezit is in het kader van de vastgoedvisie een gemiddelde onderhoudsscore van 3 als uitgangspunt vastgesteld.

Financiën
Om voor het kernbezit een gemiddelde onderhoudsscore van 3 te kunnen garanderen, zijn voor de komende jaren de volgende budgetten nodig:

In 2017 is het beleidsplan “Openbare Verlichting” door uw raad vastgesteld. Sociale veiligheid en duurzaamheid zijn belangrijke thema’s in dit beleidsplan. In 2019 starten wij met het tweede uitvoeringsjaar. Wij zijn in 2018 gestart met het verwijderen van de openbare verlichting, daar waar wij deze niet nodig achten. In 2019 zullen wij hieraan een vervolg geven. Goede verlichting op schoolroutes achten wij daarentegen juist van groot belang. Hierover zijn wij in gesprek met belangenorganisatie om overeenstemming te krijgen over waar de schoolroutes lopen. Als we hierover overeenstemming hebben, gaan we in overleg met deze organisaties over de vorm en mate van verlichting. 

Zoals in het vastgestelde beleidsplan staat aangegeven zullen wij in twintig jaar alle lichtmasten voorzien van LED-armaturen. De komende jaren zullen alle SOX- en TL lampen als eerste vervangen worden. Het betreft hier circa 5.000 lichtmasten. Daarnaast zijn wij van plan alle armaturen uit te rusten met dimapparatuur, zodat de openbare verlichting gedurende de nachtperiode kan worden gedimd. Eind 2017 is hiervoor een planning, een handboek en een communicatieplan door ons goedgekeurd. In 2019 worden de werkzaamheden voortgezet.

Financiën 
Voor openbare verlichting zijn de volgende budgetten beschikbaar:

Beheer en onderhoud van de openbare ruimte is een kerntaak van de gemeente. De gemeente is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte en daarmee ook voor de civiele kunstwerken binnen de gemeente. Het is belangrijk om het beheer van de civiele kunstwerken op orde te hebben. Onder civieltechnische kunstwerken verstaan wij de volgende objecten:

• Bruggen;
• Steigers;
• Kademuren;
• Tunnels;
• Duikers.

Om de kwaliteit van de civiele kunstwerken te monitoren dienen deze regelmatig geïnspecteerd worden. Op basis van deze inspecties dient een beheerplan te worden opgesteld. Het opstellen van het beheerplan geeft antwoord op de volgende vragen:

• Wat heeft de gemeente Coevorden in beheer?
• Wat is de kwaliteit hiervan?
• Wat is het benodigde budget om te voldoen aan de beoogde kwaliteit?
• Welke onderhoudsmaatregelen zijn noodzakelijk?
• Wanneer moet het onderhoud worden uitgevoerd?

Het achterstallig onderhoud van de civiele kunstwerken laat een stijgende lijn zien. Het najaar 2018 wordt het beheerplan civiele kunstwerken 2019-2023 afgerond. Met dit beheerplan wordt de veiligheid van onze civiele kunstwerken op een aanvaardbaar niveau gegarandeerd en de overige risico’s (waaronder het risico van kapitaalvernietiging) tot een minimum beperkt. Dit voorstel zal in 2019 aan uw raad worden aangeboden.

Naast het inzichtelijk maken van de onderhoudskosten van de civiele kunstwerken is er onderzoek gedaan naar het op afstand bedienen van 6 bruggen in de vaarroutes binnen onze gemeente. Technisch gezien is het geen probleem de bruggen op afstand te gaan bedienen. Wel is het belangrijk om de kosten voor het op afstand bedienen van de  bruggen in beeld te brengen in relatie met de huidige kosten. Voor het op afstand bedienen van de bruggen wordt een separaat voorstel opgesteld.

Algemeen
De gemeentelijke riolering is een van de belangrijkste voorzieningen voor de bescherming van de volksgezondheid en het milieu. Ook heeft de riolering een belangrijke functie als het gaat om het tegengaan van wateroverlast in de openbare ruimte.

Beleidskader
In 2015 stelde uw raad het verbrede gemeentelijke rioleringsplan (vGRP) vast voor de periode 2015-2019. Dit is een strategisch document waarin de beleidsvoornemens, de maatregelen en de kosten voor het rioolstelsel voor een bepaalde planperiode worden beschreven. In het vGRP zijn op basis van de nieuwe ontwikkelingen en de ambities van de gemeente, voor het stedelijk afvalwater, regenwater en grondwater de volgende zes doelen geformuleerd:

1. zorgen voor inzameling van stedelijk afvalwater;
2. zorgen voor transport van stedelijk afvalwater;
3. zorgen voor inzameling van regenwater (voor zover niet verzorgd door particulieren);
4. zorgen voor de verwerking van ingezameld hemelwater;
5. zorgen dat (voor zover mogelijk) het grondwater de bestemming van een gebied niet structureel belemmert;
6. doelmatig beheer en een goed gebruik van de riolering.

In 2019 wordt een nieuw vGRP 2020-2024 opgesteld die in najaar 2019 aan uw raad ter vaststelling wordt aangeboden.

Jaarlijks stellen wij een rioolbeheerplan op, waarin wordt gerapporteerd over de voortgang van de gestelde doelen. Daarnaast voeren wij op basis van het vGRP en het rioolbeheerplan vervangings- en optimaliseringsprojecten uit. Voor een nadere toelichting op de projecten die in 2019 worden uitgevoerd wordt verwezen naar programma 4 Openbare Ruimte.

Financiën
De exploitatie- en kapitaallasten die samenhangen met het onderhoud van het rioleringsstelsel worden grotendeels bekostigd uit de rioolheffing. Schommelingen in het investeringsvolume berekenen wij niet direct door in de tarieven, maar deze effecten worden gedempt door middel van de voorziening riolering. Hiermee voorkomen wij schommelende tarieven. Voor een nadere toelichting op dit systeem wordt verwezen naar paragraaf 5.1 Lokale Heffingen.

Voor het onderhoud van het rioleringsstelsel zijn de volgende budgetten beschikbaar:

In deze paragraaf informeren wij u over het treasurybeleid en de beheersing van de financiële risico’s die daarmee samenhangen. Tevens informeren wij u over de verwachte ontwikkelingen op het gebied van rente en financiering. Tenslotte is in deze paragraaf informatie opgenomen over het verplicht Schatkistbankieren en het verwachte EMU-saldo van de gemeente.

Onder treasury verstaan wij het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de inkomende en uitgaande geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De wet financiering decentrale overheden (wet fido) bevat kaders voor de uitvoering van de treasuryfunctie door de decentrale overheden. Deze kaders zijn verder uitgewerkt in het Financieringsstatuut dat wij in 2016 hebben vastgesteld.

Hoewel een begroting in evenwicht behoort te zijn, betekent dit niet automatisch dat de geraamde uitgaven en inkomsten gedurende een begrotingsjaar parallel aan elkaar lopen. Bovendien heeft de gemeente te maken met investeringsuitgaven, inkomsten uit grondverkopen en subsidies/bijdragen. Deze uitgaven en inkomsten zijn niet gelijk verdeeld over het jaar. Met een liquiditeitsplanning houden wij inzicht in het verloop van onze liquiditeitspositie en proberen wij financiering met langlopende financieringsmiddelen zo lang mogelijk uit te stellen. Al een aantal jaren is financiering met kortlopende financieringsmiddelen (rekening-courantkrediet en kasgeld) namelijk goedkoper dan financiering met langlopende financieringsmiddelen. Uiteraard volgen wij daarvoor de renteontwikkelingen op de geld- en de kapitaalmarkt. Verder zien wij er op toe dat onze liquiditeitspositie voldoende is om tijdig aan onze verplichtingen te voldoen.

Om de financierings- en de renterisico’s te beperken is in de wet fido een tweetal instrumenten opgenomen.

Ten behoeve van het op het juiste moment afsluiten van langlopende financieringsmiddelen blijven wij ook in 2019 de ontwikkelingen op de kapitaalmarkt nauwgezet volgen. Het op het juiste moment afsluiten van langlopende financieringsmiddelen kan bijdragen aan het optimaliseren van het renteresultaat. Op basis van onze liquiditeitsplanning verwachten wij dat wij in de periode 2019–2022 geen langlopende leningen moeten afsluiten. 

Wij hebben deze financieringsbehoefte berekend op basis van het meerjarig investeringsprogramma, de contractuele aflossingen op het bestaande leningenpakket en de voorziene ontwikkelingen binnen de reserves en de voorzieningen.

In 2013 is het verplicht schatkistbankieren voor decentrale overheden (provincies, gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen) in werking getreden. Schatkistbankieren houdt in dat decentrale overheden hun overtollige liquide middelen storten in de schatkist bij het ministerie van Financiën. Doel van deze maatregel is het zogenaamde EMU-tekort te verminderen. Het EMU-tekort betreft de uitstaande schuld van de gehele overheid aan partijen buiten de overheid. Verder zouden met het verplicht schatkistbankieren de risico’s die de decentrale overheden lopen met betrekking tot hun tegoeden worden verminderd.

Uit oogpunt van doelmatigheid is in de wet een drempelbedrag opgenomen. Voor ons bedraagt het drempelbedrag 0,75% van het begrotingstotaal. Voor 2019 betekent dit een drempelbedrag van €801.000. Blijft ons liquiditeitssaldo beneden dit bedrag, dan hoeft er geen bedrag gestort te worden in de schatkist. Op grond van onze liquiditeitsprognose gaan wij ervan uit dat wij in 2019 geen stortingen in de schatkist doen.

In Europees verband is afgesproken dat het zogenaamde EMU-tekort voor ieder land beperkt blijft tot maximaal 3% van het bruto binnenlands product (bbp). Gemeenten en provincies zijn verplicht hier een bijdrage aan te leveren. De Europese afspraken met betrekking tot het EMU-tekort zijn in de Wet houdbare overheidsfinanciën (Wet hof) vertaald naar nationale wetgeving. In de Wet hof is geen micronorm opgenomen voor individuele overheden; er is alleen sprake van een macronorm voor de totale Nederlandse overheid. Het Rijk heeft een voorstel onderverdeling van de macro EMU-norm, via een voorhangprocedure, in september 2018 aangeboden bij de Staten-Generaal. Voor 2018 was de EMU-tekortnorm decentrale overheden vastgesteld op 0,3%. Er is op het moment van schrijven nog geen instemming van het parlement over de EMU-norm voor 2019-2022.  

De berekeningen in het hierna opgenomen overzicht resulteren in positieve totaalbedragen. Dit betekent dat wij een positieve bijdrage leveren aan de beperking van het EMU-tekort in Nederland.

Digitalisering transformeert onze samenleving naar een informatiesamenleving waarin we constant informatie tot onze beschikking hebben en veel meer mogelijkheden hebben om online zaken te regelen. De digitalisering biedt kansen om onze dienstverlening slimmer te maken en onze interne processen anders in te richten. Daarnaast moeten we oog houden voor de toegankelijkheid van onze dienstverlening, voor minder digivaardige inwoners en maatwerk bieden waar dat nodig is. Om richting te geven aan informatievoorziening is in 2016 het informatiebeleidsplan ‘Coevorden 2020’ opgesteld voor de periode 2017- 2020. Het doel van dit beleidsplan is dat de gemeente beschikt over een betrouwbare, flexibele en toegankelijke informatiehuishouding; een informatievoorziening die de organisatie verbindt met de samenleving. We sluiten tevens aan bij landelijke ontwikkelingen als het gaat om digitalisering en digitale dienstverlening, zoals de Digitale Agenda 2020 en de Digitale Overheid. Daarnaast maken we, waar mogelijk, gebruik van generieke voorzieningen voor onze ICT infrastructuur. Hierin werken we samen met de gemeente Emmen en de gemeente Borger-Odoorn.

Belangrijke ontwikkelingen voor het komende jaar zijn:

• Digitaal en zaakgericht werken;
• Informatievoorziening in het sociaal domein;
• Verkenning Digitaal Stelsel Omgevingswet;
• Managementinformatie en dashboards;
• Vernieuwing van de werkplek.

Daarnaast verkennen we nieuwe technologische ontwikkelingen en de mogelijkheden daarvan voor onze gemeente. Voorbeelden hiervan zijn blockchain, internet-of-things, virtual reality en robotisering. 

Binnen onze organisatie zijn wij voortdurend bezig met informatiebeveiliging. Informatieveiligheid is een randvoorwaarde voor onze (digitale) dienstverlening. Inwoners en medewerkers van onze gemeente moeten er immers op kunnen vertrouwen dat wij op een integere manier omgaan met hun gegevens en hun privacygevoelige gegevens voldoende beveiligen.

In de resolutie ‘Informatieveiligheid, randvoorwaarde voor de professionele gemeente’ onderschrijft iedere gemeente het belang van informatiebeveiliging en zijn er afspraken gemaakt over de borging daarvan. Informatiebeveiliging richten we in op basis van  de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). De BIG is het normenkader, waarop wij ook ons informatiebeveiligingsbeleid hebben gebaseerd. Het komende jaar wordt een nieuw normenkader geïntroduceerd geldend voor alle overheden: de Baseline Informatiebeveiliging Overheid oftewel de BIO. Het komende jaar zullen we ons beleid actualiseren op basis van dit nieuwe normenkader.  

Informatieveiligheidsrisico’s zijn niet statisch. De risico's veranderen voortdurend en naarmate onze werkzaamheden verder digitaliseren, neemt het risico op en de impact van informatiebeveiligingsincidenten toe. Daarom zetten wij blijvend in op het vergroten van bewustwording en implementeren we op basis van risicoanalyses technische - en organisatorische beveiligingsmaatregelen. De mens is in hierin de zwakste schakel. Het is dus het van groot belang dat medewerkers op een bewuste en zorgvuldige manier omgaan met informatie. Vorig jaar zijn we gestart met een bewustwordingsprogramma. De komende jaren blijven wij inzetten op het vergroten van de bewustwording op het gebied van informatieveiligheid. Het bewustwordingsprogramma is bedoeld om de kennis, vaardigheden en het gedrag van medewerkers op een positieve en stimulerende manier te verbeteren.

Borging veilige en betrouwbare informatievoorziening: ENSIA

In 2017-2018 is een nieuwe auditsystematiek geïmplementeerd: de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Met ENSIA leggen wij verantwoording af over informatieveiligheid. Deze verantwoording is gebaseerd op de BIG.  Door de komst van ENSIA wordt de verantwoording over onder andere de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoorten en Nederlandse Identiteitskaarten (PNIK), Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWI), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en DigiD samengevoegd en gestroomlijnd. Jaarlijks vragen wij ons college een collegeverklaring vast te stellen over de geldende normenkaders voor DigiD en Suwinet. Deze collegeverklaring wordt tevens gecontroleerd door een externe auditor en gebruiken wij deze ook om verticaal verantwoording af te leggen aan het Rijk. Met het jaarverslag wordt uw raad op de hoogte gesteld van de resultaten uit ENSIA.

Gegevensbescherming 

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Op 25 mei 2018 is de (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) actief in werking getreden. Deze nieuwe wetgeving moet zorgen voor harmonisatie van de huidige privacyregelgeving in Europa en verbetering van de privacy(bescherming) van inwoners van de EU. De oude privacyregelgeving (1995), de wet bescherming persoonsgegevens, werd vastgesteld toen internet nog in de kinderschoenen stond. Bij de nieuwe wetgeving gaat het daarom vooral om het beschermen van persoonsgegevens in de digitale wereld. Inwoners van de EU krijgen meer rechten als het gaat om privacy en organisaties die persoonsgegevens verwerken hebben meer (verantwoordings)plichten.    

In de nieuwe verordening wordt er meer nadruk gelegd op de verantwoordelijkheid van organisaties om zelf de wet na te leven. Dit moeten organisaties ook kunnen aantonen. Dit houdt in dat wij met documenten moeten aantonen dat wij de juiste organisatorische en technische maatregelen hebben genomen om de bescherming van persoonsgegevens te borgen. Een verplichting om hieraan te voldoen is het opstellen van een verwerkingenregister. In het verwerkingenregister zijn alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de gemeente Coevorden opgenomen. Per verwerking staat welke gegevens er worden gebruikt, met welk doel en wat de bewaartermijn is. Dit is een dynamisch register dat constant wordt geactualiseerd. In dit register staan ook een aantal risicovolle verwerkingen, waarbij bijvoorbeeld bijzondere persoonsgegevens zoals medische gegevens of heel veel gegevens worden verwerkt. Het komende jaar gaan we voor deze risicovolle processen een privacy impact assessment (PIA) uitvoeren, om te onderzoeken of deze processen volledig voldoen aan de AVG. Voor de interne organisatie en ook voor verenigingen die actief zijn binnen onze gemeente zijn workshops georganiseerd om duidelijk te maken wat deze nieuwe privacywetgeving betekent.

De implementatie van de AVG wordt vanuit de afdeling Bedrijfsvoering opgepakt door de privacy officer, de security officer en de functionaris gegevensbescherming.

Functionaris gegevensbescherming

Het afgelopen jaar hebben wij een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is de interne toezichthouder als het gaat om privacy, maar ook aanspreekpunt voor onze inwoners wanneer zij bijvoorbeeld een klacht of verzoek hebben in het kader van privacy. De FG is ook contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens. Bijvoorbeeld bij datalekken of onderzoeken. 

• toezicht houden op naleving van de AVG;
• inventariseren van gegevensverwerkingen;
• privacy impact analyses uitvoeren;
• datalekken melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG is de Europese privacywet die de Wet Bescherming Persoonsgegevens heeft vervangen. Dit heeft gevolgen voor gemeenten bij het omgaan met persoonsgegevens in brede zin.  Bij de omgang met persoonsgegevens hebben gemeenten een grote verantwoordelijkheid. De gemeente beheert vanuit wettelijke taken veel persoonlijke gegeven van inwoners, waaronder informatie over werk, inkomen en zorg.  Het veld rond privacy voor gemeenten is complex. Dit komt onder andere door de decentralisatie van overheidstaken naar gemeenten, de gegevensuitwisselingen met (keten)partners en technologische ontwikkelingen. Privacy is niet langer een onderwerp waar alleen juristen mee bezig zijn, privacy raakt de hele gemeentelijke organisatie. De veranderingen liggen vooral in de rechtmatigheid en transparantie, rechten van betrokkenen, de verplichtingen van de verantwoordelijken en het toezicht en bijbehorende sancties.

De gemeente Coevorden heeft in het kader van de AVG een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Deze functionaris wordt ondersteund door een Chief Information Security Officer (CISO) en de Privacy Officer (PO).  Voornaamste taken zijn het creëren van bewustwording omtrent privacy en het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, het opstellen en onderhouden van het register van verwerkingen, het uitvoeren van Privacy Impact Analyses (PIA's) en daarnaast vormen zijn samen het aanspreekpunt voor zowel de interne als externe betrokkenen.

De basis is op orde. echter het borgen van privacy is een ongoing process.  Het gaat niet om het eenmalig treffen van een aantal privacymaatregelen. Verwerkingen van gegevens, doelgroepen, technische mogelijkheden, privacyregels en maatschappelijke opvattingen kunnen veranderen. De effectiviteit van de maatregelen moet daarom regelmatig worden beoordeeld en waar nodig aangepast.

In 2019 zullen wij ons met name richten op het vervolmaken van het verwerkingenregister en het uitvoeren van PIA binnen het Sociaal Domein en Burgerzaken.

Op grond van de verordening doelmatigheid en doeltreffendheid voeren wij jaarlijks minimaal één onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van een thema. In de verordening is tevens opgenomen dat uw raad in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting wordt geïnformeerd over dit onderzoek. In de eerste helft van 2019 voeren wij een onderzoek uit naar de mogelijkheden voor nieuw beleid voor de begraafplaatsrechten.

Bij de behandeling van de Kaderbrief 2019 in uw raad in juli 2018, hebben wij motie 2018-10 overgenomen. De achtergrond van de motie is dat wij in het jaarverslag 2017 hebben gerapporteerd dat steeds minder gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheid tot begraven. Dit zet de opbrengst van de begraafplaatsrechten onder druk. Wij verwachten dat dit een structureel nadelig effect met zich meebrengt. Daarover hebben wij in de Halfjaarrapportage 2018 gerapporteerd en een structureel nadeel van € 125.000 verwerkt. In de paragraaf lokale heffingen van voorliggende programmabegroting informeren wij u over de kostendekkendheid voor 2019. Op basis van de huidige tariefstelling en kosten is 100% kostendekkendheid in 2019 en verder niet eenvoudig te realiseren. Omdat vanuitonze nota lokale heffingen het hanteren van 100% kostendekkende tarieven het uitgangspunt is, vraagt de ontwikkeling van de inkomsten uit grafrechten een nader onderzoek naar de kosten, de kostentoerekening, het tariefstelsel en de te verwachten inkomsten in de komende jaren.

Het college van B&W is verplicht (conform artikel 212/213 van de Gemeentewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks een Intern Controle Plan (ICP) opgesteld.

Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler waarop de gemeente Coevorden in het kader van planning en control moet kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar zeker ook voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording. Met een toereikend intern controleplan kan structuur aan de uitvoering worden gegeven. Interne controles worden tijdens het jaar uitgevoerd waardoor eventuele fouten snel(ler) aan het licht komen en bijsturende maatregelen kunnen worden getroffen. Het leereffect dat van geconstateerde fouten uit zal gaan zal hierdoor worden versterkt.

Het is de nadrukkelijke intentie van het college van B&W en het concernmanagement van de organisatie om de interne controle verder te optimaliseren. De doelstelling van de gemeente Coevorden is een zelf controlerende organisatie te zijn die ‘In Control’ is.

Het ICP  geeft een totaalbeeld van de financiële beheersing van de gemeentelijke organisatie. Het is een leidraad voor de organisatie om te waarborgen dat financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig door de daartoe bevoegde personen worden uitgevoerd. Het is van belang dat deze interne controles zichtbaar (in de vorm van bewijs) worden vastgelegd, intern voor management én extern voor de accountant. De accountant maakt bij haar controlewerkzaamheden ook gebruik van de verantwoordingsfunctie van het ICP.

Aan de hand van het ICP worden de financieel kritische processen systematisch gecontroleerd. Middels steekproeven wordt de kwaliteit van de interne beheersing getoetst. De bevindingen worden opgenomen in een rapportage die wordt opgesteld voor ieder afzonderlijk proces. De aanbevelingen die aan de hand van de gedane bevindingen zijn geformuleerd worden besproken met de proceseigenaar (teamleider). Op deze manier wordt kort-cyclische bijsturing ingezet en vormen deze interne controles de basis voor de interim-controle (procesgericht) die door de accountant wordt uitgevoerd.

Het optimaliseren van de interne controles betreft een dynamisch, steeds terugkerend proces.  In 2019 zal de focus liggen op verdere optimalisatie van de processen inzake huren en pachten, sociaal domein in brede zin en het subsidie proces.  Hier zien wij naar aanleiding van zowel de interne controle, als de aanbevelingen voortkomend uit de managementletter voldoende uitdaging om efficiëntie en kwaliteitsslagen door te voeren. 

Ontwikkelingen personeelsbeleid

Onze organisatie is net als onze samenleving in ontwikkeling. De verhoudingen veranderen, de opgaven worden complexer. Dit vraagt creativiteit, andere manieren van samenwerken, focus en flexibiliteit van onze medewerkers. Hierin willen wij de talenten, expertise en vaardigheden van onze medewerkers optimaal benutten. We geven elkaar de ruimte om te leren en te ontwikkelen in onze nieuwe rollen en verantwoordelijkheden. Duurzame inzetbaarheid blijft een speerpunt, willen we ook op de langere termijn inzetbaar blijven en de aanwezige talenten op de juiste plek inzetten. Hier valt de fysieke, emotionele en mentale gezondheid ook onder.  

Naast ons eigen opleiding- en talentprogramma zal voor het leren en ontwikkelen onder meer ook gebruik gemaakt worden van de BOCE Academie. Het BOCE opleidingsaanbod 2019 wordt afgestemd op de behoeften van de BOCE gemeentes en is voor iedereen toegankelijk.

Het Werkbelevingsonderzoek ‘Jij en je werk’ wordt in het najaar van 2018 opnieuw uitgevoerd. De uitkomsten van dit tweede onderzoek is samen met trends en ontwikkelingen belangrijke input voor de doorontwikkeling van de teams en voor het verder inhoud geven aan het personeelsbeleid.

We werken toe naar de implementatie van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren, die per 1 januari 2020 in werking treedt. Aan de hand van het draaiboek van de VNG worden alle noodzakelijke voorbereidende activiteiten op het juiste moment en in de juiste volgorde opgepakt.

Ook in 2019 zal er blijvend aandacht zijn voor integriteit en ongewenste gedragingen /  manieren. Door hierover met elkaar in gesprek te blijven en de weerbaarheid te vergroten.

Ten opzichte van de primitieve begroting 2018 neemt de vastgestelde formatie met 1,0 fte toe. Dit betreft een vacature voor een buitengewoon opsporingsambtenaar (boa).
Het budget dat gemoeid is met de personeelsbegroting neemt ten opzichte van 2018 met circa € 0,6 miljoen toe. Dit is met name te verklaren door:

• De nieuwe cao en de aanpassing van de pensioenpremies leiden tot een uitzet van € 460.000;
• De vacature voor een boa leidt tot een uitzet van € 50.000;
• Wijziging bezoldigingsbedragen burgermeesters en wethouders leidt tot een uitzet van € 9.000.

Gemeenten werken steeds meer en steeds vaker samen met andere organisaties. Taken worden uitbesteed via inkoop, uitgevoerd met een subsidie of worden via verbonden partijen uitgevoerd. Als gemeente zijn wij verantwoordelijk voor de aansturing van en controle op deze verbonden partijen. Verbonden partijen zijn volgens artikel 1 van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisaties waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Onder bestuurlijk belang wordt verstaan: zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van het stemrecht. Onder financieel belang verstaat het BBV dat de gemeente aan de verbonden partij middelen ter beschikking heeft gesteld, die ze verliest in het geval van faillissement van de verbonden partij of waarvoor aansprakelijkheid van de gemeente bestaat als de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Daarnaast kan het beëindigen van een relatie betekenen dat inkomsten wegvallen.