Paragrafen

Deze paragraaf geeft inzicht in het beleidskader en de daaruit voortvloeiende financiële gevolgen met betrekking tot de lokale heffingen van de gemeente.

Wij hebben voor het tarievenbeleid een aantal uitgangspunten geformuleerd. De volgende uitgangspunten liggen ten grondslag aan de berekeningen van onze tarieven en heffingen:

• de lokale lastendruk dient in overeenstemming te zijn met de bestuurlijke ambities en het voorzieningenniveau in de gemeente;
• lokale heffingen zijn kostendekkend;
• lokale heffingen worden vastgesteld conform de uitgangspunten die zijn vastgesteld in het bestuursakkoord en de kaderbrief.

Kwijtscheldingsbeleid
Voor de beoordeling van kwijtscheldingsverzoeken hanteren wij de wettelijke normen overeenkomstig de bepalingen in de Invorderingswet 1990 en de Leidraad invordering bestuursrechtelijke geldschulden Coevorden. De kwijtscheldingsnorm die wij hanteren bedraagt 100%. Dit betekent dat aanvragers met een inkomen op bijstandsniveau voor kwijtschelding in aanmerking kunnen komen indien zij aan de normen voldoen. Kwijtschelding kan worden verleend voor de afvalstoffenheffing (met uitzondering van de extra container) en de rioolheffing (gebruikersdeel).

De begrote opbrengsten uit de belastingen en de lokale lasten (afvalstoffenheffing en rioolheffing) zijn als volgt. 

Onze visie ten aanzien van het weerstandsvermogen is:

‘Streven naar een goede beheersing van de risico’s en een goede balans tussen de bestuurlijke ambitie en de daarmee gepaard gaande risico’s. Uitgangspunt hierbij is een positief weerstandsvermogen’.

Onze doelstelling is:

• het realiseren van een gezonde financiële positie;
• het voorkomen van ingrijpende beleidswijzigingen die noodzakelijk worden bij het zich voordoen van niet afgedekte risico’s. Dit wordt gerealiseerd door middel van beheersing van de risico’s en een positief weerstandsvermogen.
  
  

Onderstaand treft u in een tabel het risicoprofiel aan. Onder de tabel wordt het risicoprofiel per onderwerp beschreven. Hieronder worden de in het risicoprofiel weergegeven risico’s nader omschreven. Wij maken hierbij onderscheid in incidentele en structurele risico’s.

Op een drietal onderwerpen lopen wij een incidenteel risico. Het risico wordt berekend over het totaalbedrag van het betreffende onderwerp waarover wij risico lopen, afgezet tegen de kans dat het risico zich daadwerkelijk voor doet. De risico’s worden hieronder toegelicht.

GVZ Europark Coevorden-Emlichheim GmbH heeft een financieringsfaciliteit van maximaal € 7 miljoen bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) afgesloten. Voor deze faciliteit staan wij samen met de Samtgemeinde Emlichheim elk voor de helft garant. Het uitgangspunt is dat Europark GmbH zich zonder een extra financiële bijdrage van onze gemeente ontwikkelt. Mocht zij op enig moment onverhoopt toch een beroep op de gemeente moeten doen voor financiële steun dan is het door ons ingeschatte maximale risico € 525.000 (15% kans x 50% van € 7 miljoen).

De restant schuld bedraagt per eind 2020 € 5,75 miljoen (31-12-2019: € 5,86 miljoen). Hier tegenover staat de waarde van ruim 65 hectare aan gronden. De rentepercentages van de leningenportefeuille liggen vast tot december 2021 voor € 3 miljoen, juli 2022 voor € 2 miljoen en januari 2023 voor € 0,75 miljoen.

In het kader van voorliggende begroting hebben wij de risico’s van de grondexploitaties geanalyseerd. De totaal per eind 2022 verwachte boekwaarde bedraagt circa € 7,0  miljoen. Dit resulteert in een maximaal risico voor 2022 van circa € 1,03 miljoen. De totale boekwaarde zal op basis van de op dit moment beschikbare informatie in de komende periode (tot eind 2025) afnemen naar een niveau van circa € 500.000. Als gevolg daarvan zal ook het risico de komende jaren afnemen.

Medio 2014 is CQ failliet verklaard. De Kustenbond heeft een bedrag van € 5,6 miljoen gevorderd vermeerderd met de wettelijke rente. Deze claim heeft betrekking op de ambtenarenstatus van de voormalig medewerkers van CQ en de daaraan gekoppelde afdracht van onder meer pensioenpremies aan het ABP. Op 31 maart jl. heeft de rechtbank Noord-Nederland uitspraak gedaan en heeft de vordering afgewezen en de Kustenbond veroordeeld in de vergoeding van de proceskosten. De Kustenbond is niet tegen de uitspraak in hoger beroep gegaan. Het faillissement van CQ is nog niet afgewikkeld. Dit is een aparte procedure welke bij de curator ligt en dat proces moet nog plaatsvinden.

Er zijn twee onderwerpen waarover wij een structureel risico lopen. Dit betreffen het sociaal domein en de Emco-groep. Het risico wordt berekend over het totaalbedrag van het betreffende onderwerp waarover wij risico lopen, afgezet tegen de kans dat het risico zich daadwerkelijk voor zal doen. De risico’s worden hieronder toegelicht.

Met de ervaring van de afgelopen jaren hebben wij ons meerjarenbeleid opgesteld. Wij hebben de budgetten voor Jeugd, Participatie en Wmo aangepast aan de nieuwste prognoses. Daarmee zijn deze budgetten voor de komende jaren naar verwachting op niveau. Hiermee in lijn richten wij onze uitvoeringsorganisatie in. De afgelopen jaren hebben wij de kosten voor jeugdhulp en Wmo sterk zien stijgen. De kostenstijging als gevolg van de invoering van het abonnementstarief lijkt momenteel wat af te vlakken. De gevolgen van Corona-pandemie hebben echter, met name in de jeugdzorg, tot extra problemen en kostenstijgingen geleid. 
Hoe de kosten binnen het Sociaal Domein zich ontwikkelen ligt niet in alle gevallen binnen onze invloedssfeer. Inmiddels heeft het Rijk (meerjarig) extra middelen beschikbaar gesteld en is de VNG met het Rijk in gesprek over aanpassing van beleid en wetgeving. De kabinetsformatie is hier zeer waarschijnlijk op van invloed. Daarnaast is bijvoorbeeld moeilijk in te schatten wat de Corono-pandemie op langere termijn voor effect op de zorg heeft. Verder zal de herijking van het Gemeentefonds en de wijziging van het woonplaatsbeginsel in de Jeugdwet, invloed hebben op de inkomsten en kosten. In principe is daarbij ook nog steeds sprake van open-einde-regelingen. Om de voornoemde redenen nemen wij in de risico-inventarisatie voor het gedeelte Jeugdwet een bedrag op van € 1.000.000 met een kans van 50% en voor het gedeelte Wmo een bedrag van € 1.000.000 met een kans van 25%.

De EMCO-Groep is een gemeenschappelijke regeling (GR) die uitvoering geeft aan de Wet sociale werkvoorziening (Wsw). Naast onze gemeente nemen de gemeenten Emmen en Borger-Odoorn deel aan deze GR. Alle bevoegdheden en taken met betrekking tot de uitvoering van de Wsw zijn door onze gemeente overgedragen aan de GR. Voor de uitvoering van de Wsw ontvangen wij een lumpsumbedrag in het Participatiebudget. Sinds de invoering van de Participatiewet is er geen nieuwe instroom in de Wsw meer mogelijk. Hierdoor neemt de Wsw-populatie door natuurlijk verloop gestaag af. Als gevolg van de bovenstaande ontwikkelingen is de verwachting dat het exploitatietekort van de EMCO-Groep jaarlijks zal toenemen. Hiermee is rekening gehouden in ons meerjarenperspectief. De EMCO-Groep benoemt in haar risicoparagraaf in de begroting 2022 de volgende risico’s: effecten Corona-crisis, netto-opbrengsten (wegvallen van klanten/opdrachten), inkomsten uit landelijke subsidies, de invoering en gedeeltelijke afschaffing van de Lage Inkomensvoordeel, cao-afspraken voor de SW-sector en het recente pensioenakkoord. Wij schatten het financiële risico voor Coevorden in op  € 100.000 met een kans van 25%.

Wij zien een aantal ontwikkelingen die van betekenis gaan zijn voor onze gemeente, maar waarbij wij nog niet kunnen inschatten of dit - al dan niet financiële - risico's met zich meebrengt. We willen deze ontwikkelingen wel in deze risicoparagraaf onder de aandacht brengen.

Als gemeente kunnen wij altijd worden geconfronteerd met een bezwaar of beroep dat wordt aangetekend tegen een door ons genomen besluit. Dit geldt ook voor mogelijke aansprakelijkstellingen. Op dit moment heeft onze verzekeraar er een in behandeling.

Bestrijding van invasieve uitheemse exoten (plant en dier)
Al sinds enkele jaren neemt het aantal soorten aan invasieve exoten (plant en dier) toe. Een invasieve exoot is een plant of dier dat een risico vormt voor onze natuur, welzijn van mens of dier en of agrarische sector. Deze risico’s bestaan uit het verdringen van inheemse plant- en diersoorten, vanwege toxische eigenschappen of beiden. In 2021 heeft de provincie Drenthe aangegeven Provinciaal beleid op te stellen over de bestrijding/beheersing van invasieve exoten. In een digitale bijeenkomst is aangegeven dat dit beleid een verplicht karakter zal kennen. Het is aannemelijk dat de kosten voor bestrijding / beheersing van invasieve exotische plant- en diersoorten fors zal zijn. Daarbij is het op dit moment niet duidelijk welke rol de provincie hierin in gaat nemen en of zij de gemeenten en grondeigenaren financieel tegemoet komen.

De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en de mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om niet begrote kosten, die onverwacht en substantieel zijn, op te vangen. Hierbij zetten wij eerst het gedeelte van onze weerstandscapaciteit in dat geen of minimale effecten heeft op ons beleid en onze begroting.
In onze weerstandscapaciteit hebben wij geen bestemmingsreserves en  stille reserves opgenomen. Het tijdsbestek waarin stille reserves vrijgespeeld kunnen worden ter dekking van risico’s ligt hieraan ten grondslag. Voor bestemmingsreserves is het argument dat bij de inzet van deze reserves de uitvoering van het beleid mogelijk onder druk komt te staan.

Een gemeente is vrij om te bepalen welk deel van de weerstandscapaciteit wordt aangewend voor het weerstandsvermogen. Conform de nota Risicomanagement en Weerstands­vermogen zetten wij alleen onze algemene reserve in ter dekking van de mogelijke risico’s. Het weerstandsvermogen wordt als volgt bepaald:

Beschikbare weerstandscapaciteit : benodigde weerstandscapaciteit (risicoprofiel). Hieruit vloeit een ratio voort, die in te delen is in één van de categorieën A tot en met F.

Op grond van het BBV nemen wij in deze paragraaf een aantal kengetallen op die de  beoordeling van onze financiële positie ondersteunen. Daarmee wordt beoogd uw raad in staat te stellen gemakkelijker inzicht te krijgen in de financiële positie van onze  gemeente. De kengetallen maken inzichtelijk(er) over hoeveel (financiële) ruimte de gemeente beschikt om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken en op te vangen. Zij geven zodoende inzicht in de financiële weerbaarheid en wendbaarheid. Het gaat daarbij om de volgende kengetallen:

• de netto schuldquote;
• de netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen;
• de solvabiliteitsratio;
• de grondexploitatie;
• de structurele exploitatieruimte, en
• de belastingcapaciteit.

Deze kengetallen moeten altijd in samenhang worden bezien omdat ze alleen gezamenlijk en in hun onderlinge verhouding een goed beeld kunnen geven van de financiële positie van de gemeente.

Voor alle activiteiten die binnen onze gemeente plaatsvinden - zoals wonen, werken en recreëren - zijn kapitaalgoederen nodig. Hierbij valt te denken aan wegen, riolering, groen, openbare verlichting en gebouwen. De kwaliteit van deze goederen en het niveau van onderhoud ervan zijn bepalend voor het voorzieningenniveau van de gemeente. In deze paragraaf gaan wij in op de beleidskaders en de daaruit voortvloeiende financiële gevolgen voor wat betreft de grotere kapitaalgoederen van de gemeente. De in deze paragraaf opgenomen bedragen zijn exclusief de kosten voor de inzet van ons eigen personeel en materieel.

Algemeen
Het gemeentelijk vastgoed is faciliterend aan verschillende beleidsdoelstellingen van het gemeentelijk beleid. We hebben daarbij verschillende soorten vastgoed in beheer die we tot ons kernbezit rekenen. Dit kernbezit is noodzakelijk om op middellange en lange termijn de gemeentelijke beleidstaken te blijven uitvoeren. Hierbij moet gedacht worden aan gebouwen voor de gemeentelijke huisvesting, maar ook bijvoorbeeld aan sporthallen en multifunctionele accommodaties. Naast het kernbezit beschikken we nog over circa 20 gebouwen/locaties die wij hebben aangemerkt als ‘af te stoten bezit’. Deze gebouwen hebben of gaan hun gemeentelijke beleidsfunctie verliezen, waardoor ze afgestoten kunnen worden. De afgelopen jaren hebben we ongeveer 20 gebouwen/locaties afgestoten.

Beleidskader
In december 2016 stelde uw raad de “Visie, strategie en beheer van vastgoed” vast. Uitgangspunt hierin is dat wij streven naar een vastgoedportefeuille die zich beperkt tot vastgoed dat nodig is voor efficiënte uitvoering van de gemeentelijke taken. Voor de conditiemeting van de gebouwen sluiten wij aan bij de NEN 2767 standaard. Binnen deze standaard is sprake van een conditiescore tussen 1 en 6. Daarbij is 1 zeer goed en 6 zeer slecht. Een conditiescore van 3 is naar de maatstaf voldoende. Voor het kernbezit is een onderhoudsscore van 3 het uitgangspunt (bij nieuwe panden hebben we een gemiddelde score van 2). Bij de prioritering van het onderhoud wordt rekening gehouden met de impact en het risico op verval. Het toekomstig planmatig onderhoud wordt zoveel mogelijk combineert met het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed.

Voor het verwijderen van de lichtmasten in het buitengebied heeft de nadere inventarisatie van de schoolroutes plaats gevonden. .Hierdoor is duidelijk welke lichtmasten verwijderd kunnen worden. Na overleg met de betrokken Plaatselijk belangen zullen wij overgaan tot het verwijderen van de lichtmasten in het landelijk gebied  in 2022. De lichtmasten die we zullen handhaven in het landelijk gebied zullen voorzien worden van LED- verlichting. Daarnaast gaan we 2022 verder met vervangen van de SOX  verlichting in Dalerpeel . De termijn van het huidige verlichting plan loopt eind 2022 af. In de loop van 2022 zullen wij de raad een geactualiseerd beleidsplan "Openbare verlichting" aanbieden.

In het kader van de uitvoering van het beheerplan civieltechnische kunstwerken 2019-2023 zullen in 2022 de brug in Wezuperbrug (Brugstraat) en de brug in Oosterhesselen (Klenckerweg) vervangen worden. De brug in Oosterhesselen wordt voorbereid samen met het waterschap in het kader van het project "Nieuwe Drostendiep" . Naast het vervangen van deze twee bruggen zal er ook groot onderhoud worden uitgevoerd aan de brug over het Zwinderse kanaal in Geesbrug.(brug verlengde Hoogeveense Vaart ZZ). Het huidige beheerplan loopt tot eind 2023. Eind 2022 zullen we starten met het actualiseren van het huidige beleidsplan

In het  kader van de DPRA (Delta Plan Ruimtelijke Adaptie) is in 2019 de stresstest uitgevoerd in het gebied van de Noordelijke Vechtstromen. Door de coronacrisis heeft het vervolg, onder andere een risicodialoog met inwoners, instellingen en bedrijven te voeren, niet plaats kunnen vinden. In 2021 is een concept uitvoeringsagenda opgesteld.  Dit concept uitvoeringsprogramma wordt meegenomen in het nieuwe verbreed gemeentelijk rioleringsplan (vGRP). Door problemen met de leverantie van grondstoffen zijn een aantal voorgenomen rioleringswerken doorgeschoven naar 2022. Het gaat om de Boerhoorn-Schulp in Oosterhesselen en de reconstructie Dalerpeel.

Het onderhoud van de wegen is in 2021 planmatig uitgevoerd. Uit de inspectie van 2021 blijkt dat de kwaliteit van de elementverharding door de droogte van de afgelopen jaren versneld achteruit is gegaan. Voor 2022 zal een groter deel van het budget besteed worden aan het groot onderhoud van de elementverhardingen.  Daar waar noodzakelijk zijn de bermen hersteld en ingezaaid met een bloemmengsel ter bevordering van de biodiversiteit. . Het huidige wegen beleidsplan loop in 2021 af. In 2022 zal een geactualiseerd wegenbeleidsplan ter vaststelling aan de raad worden aangeboden.

In deze paragraaf informeren wij u over het treasurybeleid en de beheersing van de financiële risico’s die daarmee samenhangen. Tevens informeren wij u over de verwachte ontwikkelingen op het gebied van rente en financiering. Tenslotte is in deze paragraaf informatie opgenomen over het verplicht Schatkistbankieren en het verwachte EMU-saldo van de gemeente.

Onder treasury verstaan wij het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de inkomende en uitgaande geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De wet financiering decentrale overheden (wet fido) bevat kaders voor de uitvoering van de treasuryfunctie door de decentrale overheden. Deze kaders zijn verder uitgewerkt in het Financieringsstatuut dat wij in 2016 hebben vastgesteld.

Met een liquiditeitsplanning houden wij inzicht in het verloop van onze liquiditeitspositie gedurende het jaar, we stemmen onze inkomende en uitgaande geldstromen op elkaar af. We streven er naar zo weinig mogelijk langlopende financieringsmiddelen aan te trekken. Hierbij zien wij er op toe dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat wij onze verplichtingen tijdig kunnen nakomen.

Om vooral de financieringsrisico’s te beperken staan in de wet fido twee instrumenten: de rente risiconorm en de kasgeldlimiet.

Financieringsbehoefte

Jaarlijks berekenen wij onze financieringsbehoefte. Wij  berekenen dit op basis van het meerjarig investeringsprogramma, de contractuele aflossingen op het bestaande leningenpakket en de voorziene ontwikkelingen binnen de reserves en de voorzieningen. Daarnaast maken wij volop gebruik van de kasgeldlimiet. Daarbij hanteren wij een liquiditeitsplanning. Op basis hiervan verwachten wij de volgende langlopende leningen aan te moeten trekken tegen een gemiddelde rente van 0,25%:

2022          €   7.500.000;
2023          €   7.500.000;
2024          €   0;
2025          €   7.500.000.
Wij verwachten dat de marktrente voor de nieuw aan te trekken leningen in de komende jaren laag zal blijven. 

In de onderstaande tabel geven wij het verloop van de leningenportefeuille van de gemeente weer.

Het drempelbedrag voor schatkistbankieren is 2% van ons begrotingstotaal met een minimum van € 1 miljoen; in 2022 is dit € 2.188.800.

Dagelijks worden de saldi van onze bankrekeningen geraadpleegd. Alle tegoeden boven het drempelbedrag worden afgestort in de schatkist bij het ministerie van Financiën. Deze afroming wordt automatisch door BNG geregeld. Indien de stand van de liquide middelen het toelaat worden deze tegoeden weer teruggehaald. Blijft ons liquiditeitssaldo beneden het drempelbedrag, dan hoeft er geen bedrag gestort te worden in de schatkist.

Wij hebben echter gekozen om alles boven de € 500.000 al af te storten naar de schatkist, dit om de rentekosten te drukken. 

Het EMU-saldo is het verschil van inkomsten en uitgaven van de overheid. Om te voorkomen dat de overheidsfinanciën van EMU-landen ontsporen, hebben de lidstaten van de Europese Unie afgesproken dat het EMU-tekort maximaal 3% van het bruto binnenlands product (bbp) mag bedragen. In dit maximale tekort hebben, naast de Rijksoverheid, ook gemeenten en provincies een aandeel. Er is afgesproken dat de gezamenlijke ruimte voor de decentrale overheden 0,4% van het bbp bedraagt. Het collectieve aandeel van de gemeenten is 0,27% van het bbp.

In de berekeningen in het hierna opgenomen overzicht lijkt onze gemeente de komende jaren weer een positieve bijdrage te leveren aan het EMU-tekort in Nederland. 

Informatie en ICT-systemen vormen steeds meer de ruggengraat voor de kwaliteit van dienstverlening van onze organisatie. Het is belangrijk dat onze informatiehuishouding modern, veilig, beheersbaar en efficiënt is. Automatisch stijgen de eisen en verwachtingen ten aanzien van informatiesystemen. Nieuwe wet- en regelgeving zorgt voor uitbreiding, vervanging en aanschaf van nieuwe systemen, terwijl er niet evenveel weggaat en kan. Denk bijvoorbeeld aan de Omgevingswet, Modernisering Archiefwet, AvG, Wet open Overheid en een continue veranderend speelveld in het Sociaal Domein. Ook staan er omvangrijke aanbestedingen op het programma voor kernsystemen in het Sociaal Domein en bij de afdeling Burgerzaken. Deze trajecten vragen omvangrijke inzet en kosten, niet alleen tijdens de aanbesteding, maar ook zodra deze systemen ingevoerd moeten worden.

Updates volgen elkaar sneller op en systemen raken meer en meer met elkaar verweven middels koppelingen, waardoor de complexiteit ten aanzien van beheer en doorontwikkeling toeneemt. Tegelijkertijd zien we een toenemende vraag naar informatie, zowel van binnen als buiten onze gemeente. In 2021 is het Informatiebeleidsplan 2021-2022 vastgesteld. In dit plan wordt aan de hand van zes sporen (Dienstverlening, Informatieveiligheid, Data en informatie, Duurzame toegankelijkheid en bewaring, Werkplek van de Toekomst, Doorontwikkeling I-organisatie) aangegeven hoe we onze informatiehuishouding organiseren. Als I-organisatie willen we nog efficiënter en transparanter werken. We werken aan een verdere professionalisering en centralere positionering van de I-organisatie bij veranderingen in het informatiestromen en applicaties. Ook vraagt het dat onze organisatie ‘digifitter’ wordt en dat we processen in de organisatie anders organiseren om mee te kunnen in de digitale transformatie

Informatieveiligheid is één van de belangrijke thema’s van deze tijd. De aanhoudende digitalisering maakt de overheid efficiënt, maar ook kwetsbaar. We gaan daarom in 2022 verder met het doorvoeren van en het werken met de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Met de BIO wordt de nadruk gelegd op risico gebaseerd maatregelen nemen. Informatieveiligheid is een verantwoordelijkheid van de hele organisatie. Door de BIO wordt deze verantwoordelijkheid ook daadwerkelijk bij de organisatie neergelegd.

In de voorgaande zijn de eerste stappen voor de implementatie van de BIO gezet. Zo is er gewerkt aan de actualisatie van het informatieveiligheidsbeleid en zijn er onderdelen uit de BIO structureel ingevoerd. Informatieveiligheid is een continue proces waarbij aan de hand van risico’s beslissingen en maatregelen genomen moeten worden. Het grootste risico als het gaat om informatieveiligheid is menselijk gedrag. In 2021 is de gemeente gestart met een bewustwordingstraject gedurende het gehele jaar. Daarom worden er in 2022 ook weer verschillende activiteiten georganiseerd met als doel om medewerkers bewust te maken van hun gedrag en de risico’s.
In 2022 wordt geoefend met een digitale crisisoefening. Om onze processen en systemen zo spoedig mogelijk weer in de lucht te krijgen na een cyberaanval is het belangrijk om te weten wie je als gemeente dient in te schakelen en wat je moet doen om de bedrijfsvoering weer te starten.

Ook wordt in 2022 wederom verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad en externe toezichthouders over informatieveiligheid. Dit wordt gedaan door middel van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).  Met ENSIA wordt verantwoording afgelegd over informatieveiligheid van onder andere de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoorten en Nederlandse Identiteitskaarten (PNIK), Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWI), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), DigiD en WOZ (Waardering Onroerende Zaken). Jaarlijks vragen wij ons college een collegeverklaring vast te stellen over de geldende normenkaders voor DigiD en Suwinet. Deze collegeverklaring wordt ook gecontroleerd door een externe auditor en wij gebruiken deze ook om verticaal verantwoording af te leggen aan het Rijk. Daarnaast worden verschillende rapportages voor basisregistraties vastgesteld door ons college en gebruikt voor verantwoording richting het Rijk. Deze collegeverklaring en rapportages worden ook aan uw raad aangeboden, zodat u op de hoogte bent van de resultaten uit ENSIA.

Van data informatie maken krijgt steeds meer vorm. Als gemeente werken wij er hard aan om door middel van monitoring het mogelijk te maken om gemaakt beleid en gestelde doelen te toetsen op de realisatie. Dit zal leiden tot een efficiëntere werkwijze en hierdoor zullen we de inzet van onze middelen gerichter kunnen bepalen.

Uit eerder gestarte projecten zijn diverse verzoeken gekomen welke geleid hebben tot nieuwe BI projecten. Dit heeft erin geresulteerd dat er in 2021 in totaal zeven lopende BI projecten zijn die zich elk in een ander stadium in het proces bevinden. Naast projectrealisatie heeft het BI cluster ook een professionaliseringsslag gekend welke heeft bijgedragen aan de totstandkoming van één uniforme werkwijze.

De uniforme werkwijze in BI projecten zal de komende periode ook verder worden door vertaald in de organisatie. Aan data gedreven werken zal meer aandacht worden besteed. Het inbedden van deze werkwijze in de organisatie is een randvoorwaarde om BI projecten succesvol te kunnen laten zijn. Ook zal de professionaliseringsslag die is ingezet verder worden ontwikkeld. Naast de  professionalisering die is ingezet op het werkproces en de interne organisatie zal de komende periode tevens in het teken staan van technische professionalisering. Er zal onder andere worden ingezet op een toekomstbestendige datawarehouse oplossing en het toegankelijk maken van externe bronnen. 

Veiligheid en vertrouwen vormen de basis voor een succesvolle transformatie naar een digitale economie en samenleving. Het borgen van privacy is een continu proces. Het gaat niet om het eenmalig treffen van een aantal privacy maatregelen. Verwerkingen van gegevens, doelgroepen, technische mogelijkheden, privacy regels en maatschappelijke opvattingen kunnen veranderen. De effectiviteit van de maatregelen moet daarom regelmatig worden beoordeeld en waar nodig aangepast. Wanneer een datalek zich voordoet, wordt zo snel mogelijk gehandeld. Dit houdt een melding bij het AVG-team (bestaande uit Functionaris Gegevensbescherming, Privacy Officer en Chief Information Security Officer ) in, zodat deze meteen nader onderzoek in kan stellen. Het delen van voorgevallen datalekken moet bijdragen aan extra scherpte en een lerend vermogen binnen onze organisatie. De datalekken registreren wij in het incidentenregister.

In 2022 zullen wij ons met name richten op het optimaliseren van het verwerkingenregister, het blijvend onder de aandacht brengen van juiste verwerkersovereenkomsten met gegevensverwerkers en het beleggen van de uitvoering van PIA's (Privacy Impact Assessment) binnen het Sociaal Domein en Burgerzaken. Het initiatief inzake het uitvoeren van PIA moet meer vanuit de lijn ontstaan. Het afgelopen jaar werd dit met name aangestuurd vanuit het Privacy team. Hier willen wij een ommekeer in aanbrengen. Het uitvoeren van PIA's draagt bij aan de scherpte die er moet zijn als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens.
Ultimo 2022 willen wij:

- het verwerkingenregister volledig hebben geactualiseerd;
- verwerkersovereenkomsten opgeslagen hebben in onze contractendatabase;
- PIA's uit laten voeren in de lijn (Sociaal Domein & Burgerzaken);
- privacy ambassadeurs per afdeling benoemen;
- informatie met betrekking tot bovenstaande onderdelen gepubliceerd hebben op het intranet.

Verwerkingenregister
Het verwerkingenregister zoals wij dat nu kennen is aan een update toe. Hier zullen wij de focus op leggen en onderzoeken welke methodieken toe te passen zijn om het up to date houden nog efficiënter maken. Indien nodig zullen wij hiervoor specialisten inschakelen.

Verwerkersovereenkomsten
Er zijn veel verwerkersovereenkomsten opgesteld de afgelopen tijd. Veel van deze overeenkomsten zijn inmiddels opgeslagen in onze contractendatabase. Onze doelstelling is om per afdeling een privacy ambassadeur te benoemen zodat wij sneller informatie kunnen delen en opvragen. Op deze manier willen wij ook de nog 'zwervende' verwerkersovereenkomsten op de juiste manier archiveren.

Data Privacy Impact Assessment (DPIA) oftewel Gegevensbescherming effectbeoordeling (GEB)
Naast de wettelijke verplichting van een PIA heeft het simpelweg veel voordelen. Een PIA draagt bij aan de bewustwording ('privacy awareness') binnen onze organisatie, risico’s worden ondervangen en beperkt en de systemen worden beter ingericht.
Door per afdeling een privacy ambassadeur te benoemen willen wij, beginnend bij het Sociaal Domein en Burgerzaken, het initiatief tot uitvoeren van een PIA beleggen op de afdeling. Onze medewerkers kennen onze processen als geen ander en kunnen goed inschatten of er sprake is van 'hogere' risico's. Hogere risico ten aanzien van de privacy doen zich voor in processen waar veel gewerkt wordt met bijzondere persoonsgegevens.

Interne bewustwording over privacy
Zorgen voor bewustwording blijft een continu proces. Wij willen deze bewustwording blijven prikkelen door het intranet nog actiever in te zetten. Bijvoorbeeld door het plaatsten van een poll, kennisquiz, kort en bondige privacy nieuwsberichten maar ook het publiceren van uitgevoerde PIA's en het geactualiseerde register van verwerkingen.

Op grond van de verordening doelmatigheid en doeltreffendheid voeren wij jaarlijks minimaal één onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van een thema. In de verordening is opgenomen dat wij de gemeenteraad in de paragraaf bedrijfsvoering in de Programmabegroting informeren over het onderwerp van het onderzoek. In 2022 zullen wij een onderzoek uitvoeren naar het personeelsverloop. We merken dat het verloop aan de hoge kant is en willen weten of ons beleid met betrekking tot werving en behoud van medewerkers doelmatig en doeltreffend is.

Ons college is verplicht (conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks een Intern Controle Plan (ICP) opgesteld.

Aan de hand van het ICP worden de financieel kritische processen systematisch gecontroleerd. Middels steekproeven wordt de kwaliteit van de interne beheersing getoetst. De bevindingen worden opgenomen in een rapportage die wordt opgesteld voor ieder afzonderlijk proces. De aanbevelingen die aan de hand van de gedane bevindingen zijn geformuleerd worden besproken met de proceseigenaar (teamleider). Op deze manier wordt kort-cyclische bijsturing ingezet en vormen deze interne controles de basis voor de interim-controle (procesgericht) die door de accountant wordt uitgevoerd. Het optimaliseren van de interne controles betreft een dynamisch, steeds terugkerend proces. Wij willen een zelf controlerende organisatie zijn die ‘In Control’ is.

Invoering rechtmatigheidsverantwoording in 2022
Met ingang van het verslagjaar 2022 gaan colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten en colleges van gedeputeerde staten van provincies en dagelijkse besturen van gemeenschappelijke regelingen zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal worden in de jaarrekening. Hiermee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Onze accountant zal dan geen uitspraak richting de raad doen over het financieel rechtmatig handelen binnen de gemeente. Wel zal de accountant de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording blijven controleren. Dit heeft gevolgen voor de werkwijze in onze organisatie en de herinrichting van een interne controle functie binnen onze organisatie. Daarbij wordt de gemeente geacht in staat te zijn om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen. Om te voldoen aan deze vereisten zal in samenwerking met de accountant een presentatie worden verzorgd om betrokkenen te informeren inzake de veranderingen. De medewerkers van control zullen workshops en cursussen bijwonen zodat het kennis niveau op peil is en daarnaast zullen zij zich toeleggen op de voorbereidingen die nodig zijn om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen. De volgende stap is te werken aan de "In Control Statement" (ICS)

Van rechtmatig naar ICS
Gemeenten en provincies moeten vanaf 2022 een rechtmatigheidsverantwoording afleggen in hun jaarstukken, ter vervanging van de huidige rechtmatigheidsverklaring van de accountant. Een mooie stap naar meer eigenaarschap van gemeenten voor het 'in control' zijn. Ze kunnen dit nog breder trekken door zich niet te beperken tot een rechtmatigheidsverantwoording, maar een ICS te maken. Met een ICS verklaren het bestuur en management dat de interne beheersings- en controlesystemen van een gemeente adequaat en effectief zijn. Dat de gehele bedrijfsvoering bijdraagt aan de realisatie van beleidsdoelstellingen er geen grote onverwachte verrassingen optreden. Het gaat dan ook om borging van een diversiteit aan processen én om de competenties van de medewerkers. Veel breder dus dan 'we hebben de financiën en de rechtmatigheid onder controle'. Gemeente Coevorden zal stapsgewijs te werk gaan richting de In Control Statement.

Op het gebied van personeel is er veel beweging. In het omgaan met de krapte op de arbeidsmarkt enerzijds en het invullen van onze taken en ambities anderzijds is het zoeken naar balans. Maar ook de snelle doorstroom, de over enkele jaren verwachte uitstroom (als gevolg van vergrijzing), digitalisering en het verbinden op afstand zijn ontwikkelingen waar we niet omheen kunnen. Op P&O gebied is het een uitdaging om ervoor te zorgen dat de organisatie gezond is en blijft. Daarbij spelen ook in 2022 diverse thema's een rol.

Het jaar 2021 stond, net als 2020 in het teken van Corona. Het thuiswerken, hybride vergaderen en leidinggeven op afstand is op dit moment niet meer weg te denken. De gemeente Coevorden heeft - binnen de landelijke regelgeving - zowel thuis als op kantoor werken toegestaan. Daardoor kregen medewerkers de kans om te ontdekken wat voor hen werkt. In de zomer is er vanuit de projectgroep “Werken Beweegt” een vragenlijst uitgezet onder alle medewerkers van de gemeente Coevorden. Wat hebben zij nodig om hun werk op een goede en efficiënte manier te kunnen blijven doen? De uitkomsten vormen, samen met de praktijkervaringen, in 2022 leidraad om een nieuwe balans te vinden. Daarbij wordt onder andere gekeken naar fysieke arbeidsomstandigheden, onderlinge relaties en communicatie.

Het delen van kennis en het verbinden van medewerkers met de organisatie vraagt extra aandacht nu het thuiswerken is toegenomen. Ook bij de begeleiding en het inwerken van nieuwe medewerkers is dat van belang. In 2020 en 2021 is er hard gewerkt aan het digitaliseren van P&O-processen. Zo vergroten we de mogelijkheden voor medewerkers om binnen Youforce zelf hun P&O zaken te regelen. Ook is er een app geïntroduceerd die ons helpt bij het verwelkomen van nieuwe collega’s. In 2022 wordt het introductie traject verder ingevuld, met ondersteuning van deze instrumenten. Doel is ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers goed hun weg leren kennen in de organisatie en in de manier waarop we werken binnen de gemeente Coevorden. Dat maakt hen beter en sneller in staat om bij te dragen aan onze taken en ambities.

Een ander belangrijk thema is de krapte op de arbeidsmarkt. Er zijn meer vacatures dan werkzoekenden. Daardoor wordt het voor verschillende functies steeds moeilijker om de juiste mensen te vinden. In 2021 heeft P&O veel tijd besteed aan werving en selectie van kandidaten. Ook hebben we in samenwerking met inkoop een aanbesteding gedaan voor de inhuur van uitzendkrachten en professionals. In 2022 gaan we de processen van werving en selectie en inhuur nog verder aanscherpen. We onderzoeken of we - door creatief gebruik te maken van beschikbare middelen - méér resultaat kunnen behalen. Daarnaast is het belangrijk om ook na te denken over alternatieven. Wat doen we als vacatures, ondanks alle inspanningen, in de toekomst niet kunnen worden ingevuld?

In 2022 schenken we ook tijd en aandacht aan een aantal - al lopende - thema’s. Via verschillende lijnen, zowel op inhoud als op proces, werken we verder aan het thema organisatieontwikkeling. Ook is er aandacht voor Arbeidsomstandigheden. Zo houden we het beleid actueel en geven we opvolging aan de RI&E. Daarnaast organiseren we trainingen en opleidingen zodat onze medewerkers veilig kunnen werken. Het onderzoek Openbare Ruimte is in 2021 afgerond. In 2022 geven we verder vorm en inhoud aan het hierbij behorende programma. En ook rondom de omgevingswet ligt er in 2022 nog een opgave. De landelijke invoering staat, na enige vertraging, gepland voor 1 juli 2022.

Tenslotte werken we in 2022 verder aan de invulling en uitrol van Strategische Aanpak Personeelsbeleid (SAP). Dit is een bredere en Coevorden-specifieke variant op Strategische Personeelsplanning (SPP). In 2021 hebben we vorm gegeven aan de kaders hiervan. Daarbij is er ook een eerste inventarisatie gedaan van knelpunten die (dreigen te gaan) spelen in de organisatie. In 2022 en 2023 geven we verder vorm aan SAP. Er wordt een cyclus gecreëerd waarmee we knelpunten op het gebied van HR vroegtijdig signaleren. Met behulp van die cyclus ontstaat een aanpak waarbij voortdurend en heel gericht kan worden gewerkt aan het gezond houden van de organisatie. Een organisatie die niet alleen nu, maar ook in de toekomst goed in staat is haar taken en ambities te vervullen.

Ten opzichte van de primitieve begroting 2021 neemt de vastgestelde formatie met 0,08 fte toe. Het budget dat gemoeid is met de personeelsbegroting neemt ten opzichte van 2021 met circa € 0,1 miljoen toe. Deze wijziging wordt veroorzaakt door wijzigingen in de premies. Ten tijde van het opmaken van deze programmabegroting liggen de CAO onderhandelingen stil. Wij hebben bij de programma begroting 2021 een bedrag voor het jaar 2022 en verder ter grootte van € 604.000 op een stelpost geplaatst ter dekking van de verwachte CAO verhoging. 

Gemeenten werken steeds meer en steeds vaker samen met andere organisaties. Taken worden uitbesteed via inkoop, uitgevoerd met een subsidie of worden via verbonden partijen uitgevoerd. Verbonden partijen zijn privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisaties waarin wij als gemeente een bestuurlijk en een financieel belang hebben. Als gemeente zijn wij verantwoordelijk voor de aansturing van en controle op deze verbonden partijen. In onderstaand overzicht geven wij onze verbonden partijen weer, welke financiële bijdrage wij in 2022 doen, welk belang (zeggenschap) wij in deze partijen hebben en hoe de vermogenspositie van de verbonden partij is. 

Wij baseren ons op de begrotingen voor 2022 van deze partijen. Als deze cijfers nog niet bekend zijn, zijn de meest recente cijfers opgenomen. De bedragen zijn dan grijs gemarkeerd. 

Ten aanzien van de Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe (RUD) merken wij op dat de opgenomen bijdrage van € 894.000 is gebaseerd op conceptcijfers. Daarom is dit bedrag onder voorbehoud. Wij hebben namelijk een concept Ontwerpbegroting ontvangen. Deze ontwerpbegroting is niet bestuurlijk vastgesteld. In dit concept gaat de jaarlijkse bijdrage van onze gemeente met ongeveer € 200.000 omhoog. Deze verhoging hebben wij opgenomen in de Kaderbrief 2022, die door uw raad voor de zomer is vastgesteld, en maakt onderdeel uit van € 894.000 zoals in onderstaand overzicht opgenomen. 
Door de gemeenteraden van de betrokken gemeenten kan tot medio oktober zienswijzen ingediend worden. Daarna wordt de begroting, al dan niet in aangepaste vorm, vastgesteld. Dit is na vaststelling van voorliggende Programmabegroting in ons college. Wij informeren uw raad in dit najaar 2021 over de vastgestelde begroting van de RUD.