Programma 5 | Fundering voor de toekomst

Het doel van dit programma is: een flexibele en wendbare organisatie waar mensen, systemen en processen doelmatig en elkaar versterkend zijn georganiseerd, zodat de organisatie op de goede manier kan inspelen op de veranderende omgeving met complexer wordende vraagstukken en waar medewerkers werken die bewust kiezen voor het zich inzetten voor de samenleving:

Mét en vóór inwoners  
Mét en vóór college en raad (bestuurlijk/ ambtelijk samenspel)  
Mét en dóór leidinggevenden en opdrachtgevers  
Mét en dóór collega's en teams  
Mét en dóór data, digitale transformatie en nieuwe technologie  
Mét en dóór slimme bedrijfsvoering / staffuncties  
Mét andere partners, overheden/ gemeenten/ VNG.

Samen Slimmer Werken is alles wat we doen om onze dienstverlening te verbeteren en het werkplezier te verhogen. 

De doelen van het programma ‘Samen Slimmer Werken met en voor Coevorden’ zijn gelijk gebleven, het ontwikkelt zich continue door, waardoor de accenten verschillen. De doelstellingen voor 2026 zijn:

• In 2026 geven we duidelijkheid over de manier waarop de gemeente participatie inzet, wat de verschillende partijen daarvan kunnen verwachten en hoe een ieder kan bijdragen, waarin ook aandacht is voor vrijwilligers en vrijwilligerswerk en het uitdaagrecht;  
• In 2026 wordt een actuele dienstverleningsvisie aan het bestuur voorgelegd met een uitvoeringsagenda om de dienstverlening door te ontwikkelen. 
• De leiderschapsontwikkeling wordt voortgezet als belangrijke impuls om het bovengenoemde SSW-doel te realiseren. De in 2025 ingezette lijn wordt voortgezet om medewerkerswelzijn te vergroten en te monitoren;
• We versterken de wervingskracht van de gemeente als werkgever; 
• Digitalisering in Coevorden en in BOCE-verband (zie ook het doel 'professionele en efficiënte uitvoeringscapaciteit');
• Aanschaf en implementatie van een nieuw zaaksysteem waarmee onder meer onze dienstverlening en stukkenstroom beter ondersteund worden;
• Verder implementeren en doorvoeren van portfoliomanagement om vooraf te prioriteren en doelgerichter te werken.
• We kunnen en willen als gemeente niet alles zèlf. Daarom gaan we in 2026 nadrukkelijker de samenwerking zoeken in de regio, met onze partners en inwoners.

Het investeren in de organisatie is een continu proces en stopt niet: De wereld om ons heen is namelijk ook continu in beweging en het is belangrijk dat de organisatie voortdurende meebeweegt met veranderingen in wet- en regelgeving, in de samenleving en in de politiek. Vraagstukken worden steeds complexer en inwoners verwachten een snellere, transparante en meer digitale dienstverlening. Onder de noemer ‘Samen Slimmer Werken met en voor Coevorden’ werkt Coevorden door aan het verder ontwikkelen van de ambtelijke organisatie, zodat we blijven aansluiten op dat wat de samenleving nodig heeft. Samen Slimmer Werken zorgt dat processen, structuren en competenties passen bij die nieuwe realiteit. Door te blijven ontwikkelen en open te blijven staan voor verbeteringen blijft Coevorden een aantrekkelijke werkgever en wordt het werkgeluk en betrokkenheid van medewerkers vergroot. De volgende uitgangspunten worden hierbij nagestreefd in de organisatie:   

• We doen wat we beloven
• We blijven leren
• We samen werken als één gemeente
• We bouwen aan vertrouwen
• We bouwen aan inzicht en overzicht
• We bouwen aan werkplezier 

Kwaliteit

Toelichting

Binnen het programma Samen Slimmer Werken met en voor Coevorden zijn in de eerste helft van 2026 op verschillende onderdelen belangrijke stappen gezet.

Participatie
De eerste contouren van de participatievisie zijn uitgewerkt. Hiervoor is onder andere een bijeenkomst georganiseerd met de dorps- en wijkverenigingen. In het najaar wordt de visie besproken met de gemeenteraad. Naar verwachting wordt de definitieve participatievisie voor het einde van 2026 ter besluitvorming aangeboden.

Dienstverlening
De nieuwe visie op dienstverlening is nagenoeg afgerond. In het najaar wordt deze, inclusief uitvoeringsagenda, aangeboden aan de gemeenteraad.

Leiderschap en medewerkerswelzijn
De ontwikkeling van leiderschap is verder vormgegeven met een gezamenlijke leiderschapsvisie, gebaseerd op de principes van dienend leiderschap. Ook blijft aandacht voor het welzijn van medewerkers. Het meest recente medewerkerswelzijnsonderzoek laat een stabiel beeld zien.
Daarnaast is de gemeente Coevorden genomineerd voor de Excellent Workplace Award. Dit is een erkenning voor de ontwikkeling die we als organisatie hebben ingezet.

Aantrekkelijk werkgeverschap
De inspanningen om de gemeente als werkgever aantrekkelijker te positioneren laten resultaat zien. Het werkgeversmerk wordt beter herkend en de uitstroom van medewerkers neemt af.

Digitalisering
Binnen BOCE-verband is een gezamenlijk onderzoek gestart naar de toekomst van de samenwerking op het gebied van automatisering en naar kansen voor de toekomst. Hiermee geven we richting aan de verdere samenwerking en ontwikkeling van de digitale dienstverlening.

Nieuw zaaksysteem
Het nieuwe zaaksysteem is aangeschaft. We werken nu aan een implementatieplan. Als eerste richten we de processen rondom college- en raadsvoorstellen in. Daarbij leggen we direct de verbinding met de verdere ontwikkeling van de Lange Termijn Agenda en de verbetering van de sturings- en verantwoordingscyclus.

Portfoliomanagement
Het portfoliomanagement wordt verder ontwikkeld en steeds meer onderdeel van de reguliere sturing binnen de organisatie. Hierdoor kunnen we opgaven beter prioriteren, keuzes transparanter maken en capaciteit en middelen doelgerichter inzetten.

Tegelijkertijd zoeken we nadrukkelijk naar samenwerking met regionale partners, inwoners en andere overheden om maatschappelijke opgaven gezamenlijk op te pakken.

Vooruitblik
Het investeren in de organisatie blijft een continu proces. Wet- en regelgeving, maatschappelijke ontwikkelingen en de verwachtingen van inwoners veranderen voortdurend. Onder de noemer Samen Slimmer Werken met en voor Coevorden blijft de organisatie zich daarom ontwikkelen.

Door te investeren in leiderschap, dienstverlening, digitalisering, samenwerking en medewerkers bouwen we aan een organisatie die wendbaar is, aantrekkelijk blijft als werkgever en steeds beter in staat is om maatschappelijke opgaven samen met inwoners, bestuur en partners te realiseren.

Doelstellingen:

• Koers 2050: we ontwikkelen in dialoog met college en raad een helder toekomstperspectief waarin we als gemeente onze huidige en gewenste positie bepalen en een consistente gemeentelijke koers daarheen. Dat helpt ons om binnen alle mogelijkheden en middelen scherpe keuzes te maken en kansen te creëren.   
• In het verkiezingsjaar 2026 maken we de fundering voor de S&V-cyclus strategischer. Dit betreft met name het coalitieakkoord en het bestuursprogramma. Dit is een vervolg op het rekenkamerrapport optimaliseren S&V-cyclus en het gelijknamige project.
• We versterken de regie op verbonden partijen zodat college en raad tijdiger en strategischer kunnen sturen en verantwoorden,  onder meer door op te trekken met andere Drentse gemeenten en de interne regie te versterken (rollen, kennis, strategische inbreng, koppeling met S&V-cyclus).

Kwaliteit

Toelichting

Na de installatie van het nieuwe college zijn tijdens het constitutionerend overleg de afvaardigingen van portefeuillehouders bij de verschillende verbonden partijen geregeld.
Tijdens het zomeroverleg van de gemeenschappelijke regelingen in de regio Zuidoost-Drenthe was Coevorden goed vertegenwoordigd.
Ambtelijk is een workshop georganiseerd over het proces rond gemeenschappelijke regelingen. Hierbij is kennis gedeeld en zijn ervaringen uitgewisseld.

Doelstellingen:

• Het beleid inzake informatiebeveiliging, privacy, integriteit, rechtmatigheid is actueel, vindbaar en bekend bij raad, college, management en medewerkers;
• In 2026 wordt nieuw integriteitsbeleid opgesteld en vastgesteld;
• Voor 2026 is er een jaarplan voor de interne control, managementletter, (proces)audits, rechtmatigheidsverantwoording etc. Proceseigenaren sturen op verbeteringen;
• In 2026 voeren we een 213a onderzoek uit op een door het college te bepalen onderwerp.

Kwaliteit

Toelichting

Het strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid is herschreven. Het wordt in de tweede helft van 2026 door het college vastgesteld. Daarna wordt de raad geïnformeerd en wordt het beleid voor de ambtelijke organisatie gepubliceerd op Hofnet.

Het integriteitsbeleid voor de ambtelijke organisatie is geactualiseerd en wordt in de tweede helft van 2026 vastgesteld.

Er is een jaarplan voor de interne controle 2026. De aanbevelingen uit de managementletter zijn opgenomen in de verschillende teamplannen. De rapportage over de rechtmatigheidsverantwoording wordt actief gedeeld binnen de organisatie.

De uitkomsten van het doelmatigheidsonderzoek naar het stimuleringsfonds leefbaarheid zijn met de raad gedeeld. Met het nieuwe college oriënteren we ons op een nieuw thema.

Doelstellingen:

• We stellen in 2026 een Visie op Dienstverlening op met een bijbehorend uitvoeringsprogramma, met akkoord van college en raad;
• We maken een set van afspraken waar we op gaan sturen, zodat een inwoner weet wat er verwacht kan worden van onze organisatie. De werknaam van dit document is nu Servicebeloften. Cruciaal is het commitment van onze medewerkers en teamleiders;
• In 2026 starten we met structurele klantonderzoeken, zodat we continu onze dienstverlening kunnen verbeteren en we starten met een klantenpanel om input op te halen bij onze inwoners;
• Alle medewerkers werken met het nieuwe zaaksysteem om de dienstverlening zo optimaal in te richten voor onze inwoners, ondernemers en organisaties;
• Om onze dienstverlening te verbeteren en toekomstbestendig in te richten,  brengen we in kaart welke tools/systemen/trainingen/medewerkers er nodig zijn om ons  daarin te ondersteunen;
• We voldoen in 2026 aan de minimale eisen van de wet WMEBV die ingaat per 1-1-2026.

Kwaliteit

Toelichting

Door veranderende adviezen, een nieuwe portefeuillehouder en personele wisselingen loopt de ontwikkeling van de dienstverlening achter op schema. Met de nieuwe portefeuillehouder werken we aan de verdere uitwerking van de visie.

De verwachting is dat de visie op dienstverlening in december 2026 ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd. Dit geldt ook voor de Servicebeloften.

Na besluitvorming starten we met de implementatie van het zaaksysteem en brengen we in kaart welke trainingen, processen en hulpmiddelen nodig zijn.

Het klantonderzoek wordt meegenomen in het programma van wensen en eisen voor de nieuwe website. Naar verwachting wordt de nieuwe website in het tweede kwartaal van 2027 gelanceerd.

Het advies voor de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) ligt klaar voor bestuurlijke besluitvorming. We voldoen op dit moment al aan de minimale eisen van deze wet.

Kwaliteit

Toelichting

Dit thema heeft in de begroting 2026 geen eigen doelstelling. Het is de verzamelnaam voor de activiteiten formatiehuis, IBOCE-samenwerking en strategische personeelsplanning.
Het formatiehuis en de strategische personeelsplanning liggen op schema. De meeste aandacht gaat daarom uit naar de samenwerking binnen IBOCE.

Doelstellingen:

• De organisatie-inrichting van gegevensmanagement is op orde, de datakwaliteit van de basisregistraties (met name BAG) heeft in 2026 de hoogste prioriteit.
• We brengen beschikbare data in kaart en onderzoeken de kansen voor betere beleidsvorming, voor betere (bij)sturing in de bestuurs- en managementcyclus en voor betere sturing van processen;
• Digitale informatievoorziening ondersteunt de processen en voldoet aan wet- en regelgeving. 

Kwaliteit

Toelichting

In 2026 zijn we gestart met het verder vormgeven van gegevensmanagement en het verbeteren van de datakwaliteit van de basisregistraties. Ook brengen we beschikbare data en de mogelijkheden voor toepassing bij sturing en beleidsvorming in beeld.

Daarnaast werken we aan het versterken van de digitale informatievoorziening, zodat deze de processen goed ondersteunt en blijft voldoen aan wet- en regelgeving.

Door beperkte capaciteit en middelen zijn deze activiteiten later gestart dan gepland. De onderwerpen zijn verkend en de uitwerking is gestart. De volledige implementatie en structurele borging vragen meer tijd. Daarom worden de werkzaamheden in 2027 voortgezet.