Bijlagen

De RISMAN-methode bestaat uit vier stappen:
1.    vaststellen doel;
2.    in kaart brengen risico’s;
3.    vaststellen belangrijkste risico’s;
4.    in kaart brengen beheersmaatregelen. 
In deze bijlage werken wij de vier stappen op hoofdlijnen uit. De detailinformatie is te vinden in onze uitvoeringsnota en op de website van RISMAN: http://www.risman.nl/risicoanalyse/index.htm

Stap 1. Vaststellen doel 
De essentie van deze stap is het inrichten van de risicoanalyse. Hiervoor is het nodig de volgende vragen te beantwoorden: 
•    wat wordt met de risicoanalyse bereikt? 
•    op welke beheersaspecten is de analyse gericht? 
•    op welk projectdeel en op welke projectfase is de analyse gericht? 
•    een kwalitatieve of een kwantitatieve risicoanalyse? 
•    wat is de gewenste diepgang? 
•    wie voert de risicoanalyse uit? 
•    wat is de doorlooptijd van de risicoanalyse? 
•    welke informatie is nodig? 

Stap 2. In kaart brengen risico's 
In deze stap worden de risico's in kaart gebracht en gestructureerd. De essentie hierbij is dat vanuit verschillende invalshoeken naar het project wordt gekeken om tot een zo compleet mogelijke identificatie van de risico's te komen.
De activiteiten die hiervoor worden verricht zijn: 
•    analyseren benodigde informatie; 
•    identificeren risico's met een risicomatrix; 
•    structureren risico's met een risicodiagram. 

Stap 3. Vaststellen belangrijkste risico's 
In deze stap worden de risico's beoordeeld die bij stap 2 in kaart zijn gebracht, zodat vastgesteld kan worden welke risico's het belangrijkst zijn. Dit zijn de risico's waarvoor in stap 4 beheersmaatregelen in kaart kunnen worden gebracht. De beschikbare beheersmiddelen kunnen in eerste instantie het best gericht zijn op het beheersen van deze belangrijkste risico's en daarnaast is het praktisch gezien niet werkbaar om alle risico's tegelijkertijd te beheersen. 
Stap 3 kan op twee manieren worden uitgevoerd: kwalitatief (prioriteren) of kwantitatief. Omdat het erg moeilijk is om risico's voor de aspecten tijd, geld en kwaliteit onderling op belangrijkheid te vergelijken wordt aanbevolen om stap 3 apart uit te voeren voor deze aspecten. Daarnaast kan ook besloten worden om stap 3 voor verschillende invalshoeken (bijvoorbeeld de 7 RISMAN-brillen) uit te voeren, zodat voor elke invalshoek de belangrijkste risico's beheerst worden. 
Opmerking
Tot nu toe zijn uitsluitend kwantitatieve RISMAN-analyses uitgevoerd op de kostenraming en op de tijdsplanning. In de tekst en voorbeelden van Stap 3 - kwantitatief wordt daarom alleen gesproken over de raming of de planning. Buiten het kader van RISMAN worden sinds geruime tijd ook kwantitatieve risicoanalyses uitgevoerd op kwaliteitsaspecten als veiligheid, betrouwbaarheid en beschikbaarheid. Voor een groot aantal kwaliteitsaspecten - zoals esthetica en milieuvriendelijkheid - blijkt het echter zeer lastig een algemeen geaccepteerde rekeneenheid (meetschaal) te vinden.

Stap 4. In kaart brengen beheersmaatregelen 
In de voorgaande stappen van de RISMAN-methode zijn de belangrijkste risico's die een project kunnen bedreigen in beeld gebracht. In de vierde en laatste stap van de RISMAN-methode worden beheersmaatregelen voor deze risico's in kaart gebracht. Het toepassen van beheersmaatregelen draagt bij aan het reduceren van de risico's en draagt aldus bij aan de beheersing van het project. 
De activiteiten die worden verricht zijn: 
•    identificeren van beheersmaatregelen. Er zijn allerlei typen van beheersmaatregelen te verzinnen voor risicobeheersing; echter allen kunnen in essentie worden teruggebracht naar: 
       o    maatregelen waarbij risico's zelf worden gedragen; 
       o    maatregelen waarbij de risico's worden overgedragen aan een andere partij. 
•    weergeven effect van beheersmaatregelen. In kaart wordt gebracht wat de kosten/inspanningen zijn voor het uitvoeren van bepaalde beheersmaatregelen en wat de verwachte effecten of opbrengsten zijn. Dit kan zowel op een kwalitatieve als kwantitatieve manier. 

Het resultaat van deze stap is een (kwalitatieve of kwantitatieve) maatregelenmatrix, waarin per risico is aangegeven welke maatregelen mogelijk kunnen worden toegepast om het betreffende risico te beheersen. Voorts kan in de maatregelentabel worden aangegeven wat het verwachte effect van een beheersmaatregel zal zijn. 

Nadat een reeks van maatregelen is opgesteld komt het moment dat per risico een besluit moet worden genomen over de uiteindelijk toe te passen maatregel. Deze actie geeft de overgang aan van de RISMAN-methode naar het RISMAN-proces. In het RISMAN-proces wordt op basis van de resultaten van de vier stappen van de RISMAN-methode een cyclus ingezet van kiezen, uitvoeren en evalueren van beheersmaatregelen. 

In deze bijlage werken wij het kwantificeren van risico´s verder uit met een voorbeeld. 

Wij kwantificeren het risico vanuit drie invalshoeken:
1.    financieel effect t.b.v. het risicoprofiel in de paragraaf weerstandsvermogen;
2.    te realiseren maatregel om risico te vermijden, overdragen, verminderen of te accepteren, middels een afgeleide van de RISMAN-methode;
3.    verantwoordelijkheden. 

1. financieel effect t.b.v. risicoprofiel
Per benoemd risico bepalen wij wat de kans van optreden en de financiële impact is op de organisatie als het risico optreedt. 

Voor het risicoprofiel hanteren wij het maximale financiële risico. Dit vermenigvuldigen wij met de kans dat dit risico zich voordoet. De kans delen wij in klassen in:

Figuur 11. Bepaling risicoprofiel 

2. maatregelen voor risicobeperking
Het kwantificeren van risico’s gebeurt aan de hand van een aantal scores. Deze scores komen tot stand door een waarde toe te kennen aan:
1. de kans dat een gebeurtenis zich voordoet
2a. de vertraging (tijdsaspect) die het project oploopt, 
2b. de kosten (financieel aspect) die een vertraging met zich meebrengt
2c. het kwaliteitsverlies. 

Te beantwoorden vragen en toe te kennen scores:
1. Hoe groot is de kans dat het risico zich voordoet?
     1. minder dan 1 %, komt zelden voor
     2. 1-10 %, is zeer onwaarschijnlijk
      3. 10-25 %, er is een geringe kans dat het zich voor zal doen 
     4. 25-50 %, er is een reële kans dat het zich voor zal doen 
     5. meer dan 50 %, er is een grote kans dat het zich voor zal doen. 

2a. Wat zijn de gevolgen in de tijd als het risico zich voordoet?
     1. Dit levert een week vertraging op 
     2. Dit levert een week tot een maand vertraging op 
     3. Dit levert een maand tot een kwartaal vertraging op  
     4. Dit levert een kwartaal tot een half jaar vertraging op 
     5. Dit levert meer dan een half jaar vertraging op 
Vermenigvuldig de score met de score van vraag 1. 

2b. Wat zijn de financiële gevolgen als het risico zich voordoet?
     1. Minder dan € 10.000  
     2. € 10.000 - € 50.000
     3. € 50.000 – 200.000
     4. € 200.000 - € 500.000
     5. € 500.000 of meer 
Vermenigvuldig de score met de score van vraag 1. 

2c. Wat zijn de gevolgen voor de kwaliteit als het risico zich voordoet?
     1. zeer gering effect
     2. Gering effect
      3. Gemiddeld effect
     4. Groot effect
     5. Zeer groot effect
Vermenigvuldig de score met de score van vraag 1. 

Bepaling score aan de hand van een voorbeeld

´De wegreparatie´
Een weg die twee dorpen in onze gemeente verbindt, is door een ongeval flink beschadigd. Het weggedeelte kan niet worden gerepareerd maar moet volledig vervangen worden. De kosten zijn € 160.000. Wij besteden het werk uit aan een externe partij. De kans bestaat dat deze partij tussen het moment van aanbesteden en het uitvoeren van het werk in financiële problemen komt. Een faillissement of doorstart kan een gevolg zijn. Hierdoor komt het tijdig asfalteren van het weggedeelte in gevaar. Dit is een risico. 

1. De kans dat de wegenbouwer het werk niet op tijd kan uitvoeren, is gering, 10-25 %. Deze externe partij komt altijd haar verplichtingen tegenover de gemeente na. De score voor een geringe kans is 3. 
2a. De vertraging bij een faillissement of doorstart is minimaal een maand tot wellicht een half jaar. Wij hanteren de hoogste score, tot een half jaar, dit is 4 punten. 
Wij vermenigvuldigen de 4 punten maal de uitkomst uit vraag 1 (3 punten), uitkomst 12 punten. 
2b. De financiële gevolgen bij een faillissement of doorstart zijn maximaal de kosten, € 160.000. De score bij dit financiële risico is 3 punten. Wij vermenigvuldigen deze 3 punten maal de uitkomst uit vraag 1 (3 punten), uitkomst 9 punten.
2c. De gevolgen voor de kwaliteit (imago en/of inrichtingskwaliteit) kunnen groot zijn. Wanneer het vervangen van het weggedeelte erg lang op zich laat wachten, ondervinden burgers hier erg veel hinder van. Dit komt het imago van de gemeente niet ten goede. Een groot effect telt voor 4 punten. 
De vermenigvuldiging van 4 punten maal de uitkomst van vraag 1 (3 punten) is 12 punten. 

1. De totale score is 3. 
2. De totale score 12 + 9 + 12, totaal 33 punten. 

De score die toegekend wordt aan de vier genoemde onderdelen, loopt uiteen van 1 (kleine kans, beperkt effect) tot 5 (grote kans, grote effecten). 

De scores worden afgezet tegen de totaalscore in een maatregelmatrix. 
•    Op de horizontale X-as wordt de totale score van vraag 1 weergegeven. 
•    De uitkomst van de vragen 2a, 2b en 2c wordt weergegeven op de Y-as, de verticale as. De uitkomst valt in de categorie ´klein probleem´ als de score maximaal 25 punten is. De uitkomst valt in de categorie ´groot probleem´ als de score 26 punten of meer is. 
 

Score vraag 2		Score vraag 1
		1	2	3	4	5
		Kans is klein			Kans is groot
Score 1 - 25	Probleem is klein	ACCEPTEREN			OVERDRAGEN
Score 26 - 75	Probleem is groot	VERMINDEREN			VERMIJDEN

Plaatsing in de matrix met het voorbeeld ´de wegreparatie´

De uitkomst van vraag 1 is 3 punten. De score landt in de categorie ´kans is klein´. De uitkomst van vraag 2 is totaal 33 punten. De score landt in de categorie ´probleem is groot´. Advies is het risico te verminderen, door bijvoorbeeld risicovolle delen van het project niet door te laten gaan of extra zekerheden contractueel vast te gaan leggen.

3. Verantwoordelijkheden 
Nadat het kwantificeren van de risico´s heeft plaatsgevonden, kan met een tweede matrix worden bepaald welke bestuurslaag verantwoordelijk is voor het risico. 

De kans dat het risico zich voordoet, wordt ook in deze matrix op de X-as geplaatst. 

Risico in €	Verantwoordelijke bestuurslaag
€ 1.000.000 en hoger	B&W	Raad	Raad	Raad	Raad
€ 500.000 - € 1.000.000	CMT	B&W	B&W	Raad	Raad
€ 200.000 - € 500.000	Team	CMT	B&W	B&W	Raad
€ 50.000 - € 200.000	Team	Team	CMT	B&W	Raad
€ 1 - € 50.000	Team	Team	Team	CMT	B&W
€ 0, geen financiële consequenties	Team	Team	Team	Team	CMT
	kans	kans	kans	kans	kans
	<1%	< 10%	< 25%	<50%	> 50%

Plaatsing in de matrix met het voorbeeld ´de wegreparatie´

De uitkomst van vraag 1 is maximaal 25 % risico. 

De waarde op de Y-as is het maximale financiële risico. Dit bedrag zetten wij in de matrix. Dit is in het voorbeeld € 160.000. Dit betekent dat het MT verantwoordelijk is voor het risico. Hoe invulling gegeven wordt aan de verantwoordelijkheid is verwoord onder paragraaf 3.3.5.

Algemene reserve 
De algemene reserve kan voor de berekening van de incidentele weerstandscapaciteit worden ingezet. De algemene reserve is een buffer voor het opvangen van onvoorziene incidentele uitgaven.  

Onbenutte belastingcapaciteit
De onbenutte belastingcapaciteit bestaat uit de extra structurele middelen die gegenereerd kunnen worden door de tarieven van de gemeentelijke heffingen te verhogen. De onbenutte belastingcapaciteit kan worden berekend door de maximaal toegestane belastingbaten te vergelijken met de belastingbaten in onze gemeente. Voor heffingen, die niet worden bestempeld als belastingen, geldt dat deze maximaal 100% kostendekkend mogen zijn. De belangrijkste heffingen in onze gemeente zijn de afvalstoffenheffing en rioolheffing. 

Post onvoorzien 
Artikel 8 van het BBV verplicht iedere gemeente een bedrag voor onvoorziene uitgaven op te nemen in de begroting. De post onvoorzien is een buffer voor onvoorziene, onvermijdelijke en niet uit te stellen uitgaven.